E-Mails mit KI organisieren: Warum braucht KI zuerst ein gutes System?

KI löst Ihr E-Mail-Problem nicht, solange der Prozess dahinter nicht stimmt: Wer Chaos automatisiert, bekommt automatisiertes Chaos. In dieser Episode von TJ's Technology Tuesday zeigt Thorsten Jekel deshalb zuerst das System und dann die Technik, direkt in seinem echten Outlook mit leerem Posteingang und leerem Gesendet-Ordner.
Sie erfahren, welche E-Mails Sie komplett ersetzen können (Protokolle und Status aufs Kanban-Board statt CC-Flut), wie Outlook-Regeln Newsletter automatisch wegsortieren, warum Blogs und YouTube-Kanäle in einen RSS-Reader gehören, wie Wochentagsordner und die 1-2-Regel die Ablage schlank halten und warum eine aufgeräumte Ablage auch der KI beim Finden hilft. Dazu: Warum automatische KI-Antworten keine gute Idee sind und Diktieren oft schneller ist.
Starten Sie noch heute: Legen Sie eine Outlook-Regel für Ihren häufigsten Newsletter an und löschen Sie beim nächsten Einsortieren zwei alte E-Mails mit.
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Hilft KI gegen die E-Mail-Flut?
Erst wenn der Prozess stimmt. KI auf ein Chaos gekippt wirkt als Multiplikator und macht es schlimmer.
Wie bleibt der Posteingang dauerhaft leer?
Mit Outlook-Regeln, einem klaren Ordnersystem inklusive Warten-Ordner und der 1-2-Regel beim Einsortieren.
Wo hilft KI bei E-Mails wirklich?
Beim Finden in einer aufgeräumten Ablage und beim Diktieren. Automatische Antworten überzeugen dagegen nicht.
TJ's Technology Tuesday, Episode vom 22.09.2026.
In diesem Podcast geht es um produktive Digitalisierung mit:
Microsoft 365, iPads und Künstlicher Intelligenz
Mehr Informationen unter digital4productivity.de
Ihr
Thorsten Jekel
Personal IT-Coach für Führungskräfte
Keynotes - C-Level-Sparring - Trainings
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