Effektives Zeitmanagement

0:05Stella Schön, dass ihr wieder eingeschaltet habt zu einer besonderen Folge, denn diese Folge stammt von der Dmexco, wo Renate und ich einen Live-Podcast aufgezeichnet haben. Also wundert euch bitte nicht, wenn die Tonqualität vielleicht ein bisschen anders ist als sonst und schreibt uns euer Feedback dazu gerne an meisterprompter@t3n.de.

0:26Stella Und jetzt viel Spaß mit der Folge. Herzlich willkommen zu einer neuen Folge von t3nMeisterPrompter. Schön, dass ihr wieder eingeschaltet habt zu einem neuen, arbeitsrelevanten Prompt. Und jetzt habe ich tatsächlich unseren Slogan nicht gesagt.

0:39Renate Ja, ich wollte gerade sagen. Genau. Herzlich willkommen zu t3n MeisterPrompter, dem Podcast, der eure Prompts auf Hochglanz poliert. Und hier neben mir steht Stella vom

0:50Stella t3n Magazin und neben mir steht Renate.

0:53Renate Von Renate.gpt.

0:55Stella Worüber sprechen wir heute? Wir wollen euch heute zeigen, wie ihr eigentlich mit einem Prompt ganz einfach euer Zeitmanagement optimieren könnt. Jetzt muss man dazu sagen: Der Prompt ist schon etwas umfangreicher. Wir haben zwei verschiedene Varianten getestet und die eine Variante, die war zwar kurz und knapp, aber natürlich einfach total oberflächlich, und das hat uns dann irgendwie auch nicht glücklich gemacht.

1:16Renate Genau, also da muss man schon ein bisschen mehr wissen, was man möchte. Aber wir waren auch in der Vorbereitung, ehrlich gesagt, geflasht davon, womit sich die Tools mittlerweile ja verbinden können, sodass ihr gar nicht mehr so viel selber reinsteigen müsstet, sondern dass es schon extra Zugriff auf euren Kalender hat und euch so wahnsinnig schnell helfen kann, ohne dass ihr noch extra Tools benötigt, um quasi auf euer Zeitmanagement zu schauen.

1:42Stella Genau, dazu aber direkt vielleicht eine kurze Einschränkung. Das bedeutet, wenn ihr diese Funktionen nutzen wollt, dass ihr natürlich Kalender, Notizen etc. Ihr müsst alles freigeben. Seid euch da einfach nur dessen bewusst. Wir reden heute übrigens im zweiten Slot auch nur über das Thema Datenschutz.

1:57Stella Ja, das passt sehr gut. Beziehungsweise in der nächsten Folge bei t3n MeisterPrompter. Je nachdem, wann und wo ihr uns hört. Aber zurück zum jetzigen Prompt. Fangen wir doch erstmal an. Der erste, der war ja ganz basic aufgebaut, oder? Mit unseren drei Stichpunkten, den wir getestet haben.

2:14Renate Genau, also wir haben erstmal so ein bisschen ganz oberflächlich geschaut. Hey, wo kannst du denn Sideslots finden? Was sind vielleicht Doppelungen? Wie kann ich das besser aufbauen? Aber relevant wird es ehrlich gesagt, wenn man halt eben ein bisschen faul ist und jetzt nicht alles noch extra hochladen will, wenn ich mal den Zugriff erlaube.

2:35Renate Und ich muss echt sagen, also ich war bis jetzt nicht so der Riesenfan von den Agents in ChatGPT beispielsweise, weil es eben ein Beta-Programm noch ist, das heißt, dass ich sehr, sehr vorsichtig bin, da zum Beispiel meine Google Credentials reinzugeben, zu sagen, jo, nimm das Beta-Programm und mach alles mit meinem Google-Account, was du möchtest.

2:58Renate Aber ich habe es jetzt doch mal ausgetestet und ich muss echt sagen, ich fand es wirklich cool. Also wir haben ja so ein bisschen dann vorbereitet, und es war nicht nur bei ChatGPT. Wir zeigen euch das auch nachher gleich nochmal. Was haben wir noch ausgetestet?

3:10Stella Wir haben es natürlich auch bei Gemini, also bei Google Gemini einmal reingehauen und auch bei Claude. Und gerade ein Tool, muss ich sagen, hat uns beide total positiv überrascht. Dazu kommen wir aber im Verlauf der Folge, weil jetzt wollt ihr vielleicht erst mal wissen, wie eigentlich dieser Prompt aufgebaut ist.

3:27Stella Also in dieser ersten Variante hatten wir nur angegeben: Erkenne Zeitfresser, erkenne Doppelungen, schlag uns zwei bis drei Zeitfenster vor, wo wir produktiv arbeiten können und prüfe, ob ich vielleicht noch irgendwie mehr Pausen machen sollte oder so. Also, ja, also ich meine.

3:43Renate Man kann damit schon was bekommen. Das ist jetzt so, als ob es total sinnlos ist. Es ist nur nicht so effektiv, wie man es machen könnte.

3:53Stella Also, ich würde mal sagen, von der Einschätzung her ist es so, wie wenn ihr grob auf euren Kalender guckt, wenn ihr diesen Prompt nutzt und denkt, ach ja, hier sieht ja recht voll aus, da habe ich ein bisschen mehr Freiraum. Es ist in Ordnung, aber den Prompt, den wir euch dann vorbereitet haben, natürlich mit einem Schritt-für-Schritt-Plan, weil, wer uns regelmäßig hört, der weiß, Prompts, die modern sind, die müssen nicht nur nach dem siebenstufigen Prinzip gebaut sein, sondern da müsst ihr strukturiert vorgeben, wie wollt ihr denn genau vorgehen.

4:20Stella Und das machen wir eben auch bei dem Thema Zeitmanagement, was übrigens auf den zweiten Blick dann auch sehr komplex ist, damit es einfach gut funktioniert. Falls ihr euch dafür interessiert, wie denn eigentlich dieser ursprüngliche Prompt-Aufbau ist, dann hört doch mal rein in die Folge „Sauberer Prompt“.

4:35Stella Die findet ihr auch dann in den Shownotes dieser Episode. Aber jetzt endlich zu dem finalen Prompt.

4:41Renate Ihr seht, wir haben hier wieder angefangen mit der Rolle. Das ist natürlich wichtig. Das heißt, wir haben hier einen erfahrenen Zeitmanagement-Coach verteilt und dann die Aufgabe gegeben. Das heißt, analysiere meine aktuelle Wochenplanung in meinem Google-Kalender und optimiere sie so, dass ich produktiv bleibe, ohne mich zu überlassen.

4:58Renate Das heißt, das ist ja schon wichtig, weil wenn ich jetzt nur sage, okay, bitte optimiere das, kann es schon sein, dass quasi alles vollgehauen wird. Hauptsache, dass es jetzt jede Zeit ist optimal genutzt. Das heißt, das triggern wir damit, dass es auch Pausen mit einrichtet und dann haben wir hier diese Step-by-Steps mit schon aufgeschrieben.

5:18Renate Das heißt einmal dieses Verstehen. Natürlich soll das Tool erstmal verstehen, hey, welche Termine sind da, was sind das für Aufgaben, was für To-dos stehen dahinter und dass es hier auch Rückfragen stellen soll. Jeder, der uns schon hört, weiß natürlich, jeder Prompt endet immer mit, welche Fragen hast du noch, um meine Anfrage bestmöglich zu beantworten, weil wir manchmal einfach Sache vergessen.

5:40Renate Und dem können wir hier quasi entgegenwirken. Genau, wie geht es weiter?

5:44Stella Ja, also es ist so ein bisschen dieser klassische Aufbau. Erstmal so ein bisschen die Daten sortieren. Übrigens an der Stelle wichtig, entweder Zugriff gewähren oder PDF anhängen von dem Kalender. Auch sowas oder vielleicht bei ChatGPT einfach ein Bild, einen Screenshot nutzen und hochladen. Auch das könnte als Alternative funktionieren.

6:01Stella Aber natürlich daran denken, dann wird nur die Woche bearbeitet oder der Tag, den ihr da angebt. Aber Punkt zwei ist die Analyse. Und worum geht es da? Wie wir hier geschrieben haben, natürlich Zeitfresser markieren, Doppelung. Also vielleicht das, was euch auch mal durchrutscht, wo ihr denkt, ja, stimmt, könnte ich eigentlich mal machen, dass ihr da schon so ein bisschen Inspiration bekommt, wie wir gerne sagen.

6:22Stella Und auch Aufgaben identifizieren, die sich bündeln und delegieren lassen. Auch nochmal ein guter Punkt.

6:29Renate Genau, das finde ich sehr, sehr hilfreich, weil man eben, also es kann natürlich erkennen, Wenn ihr da Aufgaben drin habt, die vielleicht effizienter genutzt sind oder wo die Zeit effizienter genutzt wird, wenn man das vielleicht delegiert, weil man die Zeit einfach viel mehr reduzieren kann. Und genau, dann geht es natürlich auch hier weiter mit der Ergebnispräsentation.

6:48Renate Das heißt, erstell einen strukturierten Wochenplan mit klaren Blöcken. Das heißt, hier auch sowas unterteilt in Fokuszeit, Meetings, E-Mails, Pausen. Wenn ihr eine bestimmte Arbeitsweise nutzt, wie zum Beispiel diese, wie heißt diese Tomato?

7:04Stella Pomerade? Ja, ich glaube. Ja, genau. Habe ich bestimmt ein bisschen falsch gerade betont.

7:08Renate Also, wenn ihr sowas nutzt, dann schreibt das da mit rein.

7:11Stella Pomodore.

7:12Renate Ja, genau, stimmt. Genau, genau. Dann schreibt das hier mit rein, dann kann es sich quasi danach richten. Und auch hier sowas wie, hey, gib doch drei bis fünf konkrete Tipps, damit die Zeitplanung auch langfristig verbessert werden kann.

7:26Stella Und warum immer diese Angaben 3 bis 5 oder von mir aus könnt ihr auch 2 bis 3, je nachdem, was sich für euch gut anfühlt. Das hat einen einfachen Grund. Sonst lauft der Gefahr, dass ihr nur einen Punkt bekommt oder sogar nur zwei, was euch zu wenig ist. Oder, auch das haben unsere Tests schon gezeigt, ihr kriegt eine Liste mit über 10 Punkten. Das klingt vielleicht auf den ersten Blick ganz super.

7:49Stella Aber nein, es ist ungeordnet. Ihr steigt da nicht durch und ihr denkt euch nur, dafür muss ich doch nicht KI nutzen. Also immer angeben, was wollt ihr haben. Nehmt euch die 30 Sekunden und denkt nochmal drüber nach, was würde mir denn wirklich helfen.

8:01Renate Genau. Und ihr seht auch hier, ich habe nochmal geschrieben, nochmal extra, es steht schon oben im Prompt, aber sicher ist sicher. Nutze den Zugang zum Google-Kalender. So, jetzt fragt man sich natürlich, hat es denn Zugang zum Google-Kalender?

8:12Stella Jetzt hast du aber den vierten Punkt übersprungen. Natürlich die einfache und klare Sprache. So ein bisschen noch hinten ran, achtet einfach darauf. Ihr könnt das natürlich auch beispielsweise anfügen. Hey, gib mir das Ganze in Stichpunkten aus. Also auch da das, was für euch so am besten funktioniert, das kommt in die Qualitätssicherung.

8:31Renate Genau, also das muss man natürlich auch mal selber einschätzen, wenn ihr so das Gefühl habt, ihr braucht auch ein bisschen so einen Arsch drin. Dann kann man auch nochmal schreiben, bitte sei motivierend oder füge motivierende Sprüche hin. Vielleicht wäre das mal ein Ding. So, genau. Aber jetzt habe ich jetzt alles?

8:48Stella Jetzt hast du alles. Jetzt zum Google-Kalender.

8:51Renate Vielen Dank. So, das heißt also, man muss den Zugang zum Google-Kalender aktivieren und ich zeige euch das jetzt mal. Okay, ihr müsst hier in Einstellungen gehen und dann seht ihr hier Konnektoren. Genau, also hier steht dann quasi, mit was ihr verbunden seid, und ihr könnt auch das immer jederzeit trennen.

9:09Renate Das heißt, selbst wenn ihr das mal austesten wollt und sagt, nee, das reicht mir jetzt und ich will auch nicht, dass die Verbindung jetzt weiterhin besteht, das kann man hier trennen. So. Aber in dem Fall, dass ich das jetzt hier gesagt habe, hat es hier gefragt, quasi nach den Zugängen. Das muss man natürlich einmal dann geben.

9:27Stella Und vielleicht für die Leute, die gerade nicht den Videostream gucken. Also wir haben nur gerade gezeigt, wie die Einstellungen eben funktionieren, dass ihr bei ChatGPT ganz konkret auf die Seitenleiste klicken könnt. Ich nenne es jetzt mal den kleinen Kreis unten in der Ecke.

9:42Renate Mit dem Namen.

9:42Stella Mit dem Namen und dann auf Konnektoren drückt. Und da findet ihr dann eben die Möglichkeit, Google zu verbinden.

9:48Renate Ganz genau. Und dann steht jetzt hier auch, okay, hat sich mit Google Calendar verbunden, und wie wir es natürlich gesagt haben, verbindet es hier und fragt dann nochmal drei Fragen. Das heißt, welche Termine sind jetzt nicht verhandelbar? Ich habe natürlich darauf geantwortet und meine, es ist natürlich nicht verhandelbar, dass ich jetzt hier zum Beispiel auf der Dmexco bin. Das kann ich hier schlecht verschieben.

10:10Renate Aber auch hier, das finde ich, ist eine sehr, sehr gute Frage. Wann bist du am produktivsten? Weil das macht natürlich einen Unterschied, auch in den Tipps, die es mir gibt, ob ich lieber morgens, mittags oder abends arbeite und dann auch hier, wie viel Puffer brauchst du nach so einer Reisephase, muss man da so einen Tag frei dazwischen einplanen.

10:28Renate So, das beantwortet ihr dann vielleicht ein bisschen ausführlicher, als ich das jetzt hier gemacht habe. Und dann gibt es euch hier quasi eine wirkliche Analyse und eben auch Tipps, wie man das noch besser machen kann. Und da, das wissen wir natürlich, wir nehmen jetzt nicht einfach nur die Sachen, die uns ChatGPT gesagt hat oder jedes andere KI-Modell und übernehmen das einfach so, sondern jetzt fängt natürlich auch eigentlich die Arbeit an.

10:52Renate Hier nehmen wir ChatGPT, das Chat ernst, und gehen dann auch in den Austausch. So würdet ihr es ja auch machen, wenn ihr mit einer guten Freundin über eure Zeitplanung sprecht oder mit einem Zeitmanagement-Coach. Da würde man ja auch in den Austausch gehen und sich dann noch mehr relevantere Tipps quasi auch einholen.

11:12Renate Das haben wir in ChatGPT getestet, aber wir haben natürlich auch noch was anderes getestet.

11:17Stella Was wir jetzt nicht live zeigen, was wir aber auch getestet haben, ist Google Gemini. Hat auch funktioniert. Jetzt muss man aber fairerweise dazu sagen, Google hat natürlich direkt die Anbindung zum Google Kalender etc. Dementsprechend könnt ihr euch da die ganze Verbindung quasi mit der dritten App an der Stelle sparen.

11:35Stella Auch Copilot könnt ihr auch gerne ausprobieren. Da habt ihr eben in der Regel auch den Vorteil, sofern die Zugänge alle eben in Anführungszeichen geöffnet sind, dass ihr da direkt auf Kalender etc. Zugreifen könnt. Aber an der Stelle nochmal, wir brauchen wirklich so einen Buzzer. Achtet auf den Datenschutz. Also auch, wie Renate das gerade gemacht hat, ihr habt kurz wahrscheinlich Einblicke im Kalender gehabt. Bitte keine Screenshots.

11:58Renate Ich habe schnell wieder hochgesucht.

12:00Stella Gucken wir doch jetzt mal. Wir wollten ja sagen, was richtig gut funktioniert hat. Und das war Claude. Also wir waren selber ein bisschen überrascht.

12:08Renate Es ist wirklich Sieger unserer Herzen. In den letzten Folgen immer sagen wir, oh, Cloud ist echt gut. Cloud macht echt Fortschritte.

12:14Stella Ja, und ich finde gerade bei der Anwendung sieht man das einfach extrem schnell. Auch da könnt ihr eben entsprechend verbinden. Bei mir muss ich ehrlich sagen, ich habe es jetzt auf meinem privaten iPhone getestet, mit meinem privaten Cloud-Zugang und meinen Kalender da verbunden, den privaten Kalender.

12:30Stella Und das war eine Sache von ein paar Klicks. Das heißt aber, ich habe eben direkt diesen iPhone-Kalender gehabt. Mit Google, das reichen wir euch nach, wie da genau die Verbindung funktioniert. Aber auch an der Stelle, es hat super funktioniert. Es war direkt in diesem Agenten-Modus. Das heißt, ich habe jetzt mehrere Erinnerungen eingestellt bekommen für Pausen machen.

12:55Stella Ich habe Blocker in meinem Kalender für fokussiertes Arbeiten. Ich habe eine kleine Rühe bekommen, weil in meinem privaten Kalender stehen logischerweise nicht meine Arbeitstermine drin.

13:04Renate Du hattest gesagt, dass du nicht effektiv arbeitest.

13:07Stella Nee, es hat mir tatsächlich gesagt, du hast schon sehr viel freie Zeit, wie du produktiv nutzen könntest.

13:13Renate Das ist auch... In your face. Du bist faul.

13:16Stella Ja, aber es hat eben erkannt, da sind auf jeden Fall Lücken. Das heißt, was wir euch damit sagen wollen, den Prompt, so wie wir ihn hier einmal aufgebaut haben, könnt ihr eigentlich in den gängigen KI-Chatbots durchaus ausprobieren. Aber eben jetzt auch mit der Schnittmenge rüber in den agentischen Modus, sowohl bei ChatGPT als auch bei Cloud.

13:34Renate Genau, also man muss natürlich auch sagen, es gibt natürlich auch spezielle Apps, die exakt darauf ausgebildet wurden, die exakt darauf trainiert wurden. Ich bin einfach ehrlich gesagt nicht so der Freund, 10.000 Apps für jede Kleinigkeit zu haben und bin sehr, sehr froh, dass das jetzt noch mehr in dem Kosmos schon geht, ohne jetzt noch die 10.

13:54Renate App oder eher in dem Fall die 100. App auf dem Handy zu installieren.

13:58Stella Also war wirklich in der Anwendung super einfach. Probiert es gerne aus und schreibt uns doch dann auch mal, wie eure Erfahrungen damit sind und natürlich auch, falls ihr einen Vorschlag habt für einen Prompt, den wir uns mal anschauen sollen. Weil ich glaube, wir müssen jetzt so langsam zum Ende der Folge kommen.

14:14Stella Also, wenn ihr mögt, schreibt uns gerne an meisterprompter@t3n.de. Das ist unsere E-Mail-Adresse. Und da antworten wir, kümmern uns um verlässlich und vertrauensvoll um eure Vorschläge und nehmen die dann gerne auch für künftige Folgen auf.

14:29Renate Genau. Und dann sind wir jetzt tatsächlich schon am Ende unserer Folge, oder?

14:32Stella Ich würde sagen, es bleibt eigentlich nur noch eins offiziell zu sagen, oder?

14:36Renate und Stella Drei, zwei, eins, bleib sauber.