Wie kam Saturn zu seinen Ringen?

0:08 Herzlich Willkommen beim Experten-Talk Fuhrpark Mobilitätsmanagement von Müller und Prinzing. Ich bin Marc Prinzing. Da drüben sitzt Michael Müller. Wir haben eine neue Podcastfolge für euch und wir möchten uns heute mal über das Thema Outsourcing unterhalten. Macht Outsourcing Sinn? Für wen macht Outsourcing Sinn?

0:25 Was sind Vorteile und Chancen? Ich frage gleich mal Michael Müller. Sag mal, wann würdest du einem Unternehmen tatsächlich raten: Gebt Dienstleistung, Fuhrparkverwaltung raus.

0:35Wann würdest du sagen Lasst bitte die Finger davon!

0:37 Kann man das so allgemein sagen oder ist das eine ganz individuelle Geschichte? Also ich glaube, es kann viele Vorteile geben, viele Punkte geben, die dafür sprechen. Mal ganz einfach gesagt, glaube ich, am meisten Sinn macht es erst mal eher so bei kleineren Flotten, also Fahrzeugflotten. Da geht es los bei zehn Autos hoch bis 400, 500 Autos.

0:58 Und ich sag dir, warum ich das glaube. Weil das genau die Fuhrparks sind, die sich vielleicht einen Fuhrparkmanager leisten können, in Anführungsstrichen. Und da fangen eigentlich die Probleme oftmals an, das heißt ... Vielleicht ganz aktuell. Also ganz aktuell nicht. Aber wir haben von DataForce gibt es eine Untersuchung zum Thema.

1:13 Da ist zum Beispiel herausgekommen, dass wir bis zu 130, 140 Fahrzeuge teilweise in Teilzeit von Fuhrpark- verantwortlichen gemanagt werden. Das wäre genau so ein Fall, oder? Genau. Also bevor du mir ins Wort gefallen bist, wollte ich genau da ansetzen. Das sind genau die Fuhrparks, wo es darum geht, stabile Prozesse wirklich zu haben, Vertretungsregelungen zu haben.

1:32 Das bekomme ich einfach nicht hin bei diesem kleinen Fuhrparks, weil der Anteil der Personalkosten zu hoch wäre für mich. Und ich glaube, da setzt es genau an, also erst mal für die Unternehmen, die Fuhrparks haben in dieser Größenordnung. Ich glaube, das ist schon mal spannend, sich damit zu beschäftigen.

1:46 Wirklich. Welche Vorteile über das Outsourcing auch darüber hinaus bringen kann. Also diese Prozessstabilität ist jetzt noch mal ein Punkt. Aber es gibt ja noch viele andere Punkte, die dabei helfen, dann auch diese Vorteile zu generieren. Also ob es um Software geht, lohnt sich es für mich als Unternehmen einen Fuhrpark von 100 Autos?

2:05 Kann ich mir eine eigene Fuhrpark- Software leisten? Wie teuer ist das eigentlich? Wer kümmert sich darum? Das bekomme ich ja gar nicht hin. Wie schaffe es aber dann, Transparenz zu schaffen und den Fuhrpark zu steuern, effizient zu steuern? Das sind alles so die Themen, die, glaube ich, damit einhergehen.

2:18 Deswegen ich glaube, das ist so die Fuhrparkgröße, wo es wirklich Sinn macht, sich damit zu beschäftigen, welche Angebote der Markt dann auch bereithält. Zwei ganz häufige Kritikpunkte, die ich aus Fuhrparks höre, oder aus Unternehmen, die outgesourced haben oder den Dienstleister drin haben, ist zum einen häufige Personalwechsel beim Dienstleister.

2:38 Das heißt, wie stabil ist eigentlich die Zusammenarbeit? Ich glaube, das ist ein ganz wichtiger Punkt. Das heißt, auch da hat man es mit Menschen zu tun. Und der zweite Kritikpunkt ist ganz häufig: Die beraten mich ja gar nicht. Und ich, ich habe mal zu einem Unternehmen flapsig gesagt: Schauen Sie mal in Ihren Vertrag rein.

2:55 Das ist eine Fuhrparkdienstleistung, nicht eine Fuhrparkberatung. Das ist was anderes. Gleichwohl ist aber trotzdem natürlich der Wunsch, dass mal auf Missstände hingewiesen wird. Ich habe ja einen externen Fuhrparkmanager. Dann erwarte ich auch dass er managt, bzw. eigentlich ist es ein Fuhrparkverwalter ...

3:11 Das ist genau der Punkt. Es gibt einen Unterschied zwischen Verwaltung und Management. Reine Fuhrparkverwaltung ist die Abarbeitung, die den Stapel von links nach rechts abzuarbeiten. Das ist das, was wir oftmals in der Praxis sehen, was leider gemacht wird. Was die Unternehmer brauchen, ist keine Fuhrparkverwaltung.

3:26 Sie brauchen ein Management, was dahinter steht. Gerade wenn du intern weniger Steuerungsmöglichkeiten hast, dann brauchst du deinen externen Partner dafür, den Fuhrpark zu managen und zu steuern. Und das ist ja das, was oftmals fehlt. Und das ist auch das, was oftmals gar nicht beauftragt wurde. Und ich glaube, da geht die Unzufriedenheit los.

3:43 Der Personalwechsel beim Dienstleister, das ist, glaube ich, so ein generelles Problem. In der Dienstleistungsbranche. Das ist keine verwöhnte Branche. Viele Kunden sind auch nicht bereit, viel Geld dafür zu bezahlen. Und das ist so ein bisschen auch die Ursache dafür. Inwieweit begebe ich mich denn in Abhängigkeit, wenn ich einen Fuhrpark-Dienstleister reinnehme?

4:04 Du hast vorhin eben gerade das Thema Software angesprochen. Das ist natürlich eine komfortable Situation. Ich kann die Auswertungen auf dem System des Dienstleisters durchführen. Der befüttert das Ganze auch. Und dann kommt vielleicht eines Tages der Knall und ich will weg von dem Dienstleister. Was passiert mit meinen Daten?

4:22 Ist es wichtig, so was im Vorfeld zu klären? Kann man sowas klären? Muss man immer mit berücksichtigen. Letztendlich aber dasselbe wenn ich eine eigene Software hab, auch da ist die Frage: Wie geht es weiter, wenn ich mit der Software nicht zufrieden bin? Ich glaube ich bin nur soweit abhängig, wie ich auch die Abhängigkeit nach außen gebe.

4:39 Ich würde immer als ... Ich würde immer darauf achten, dass ich meine eigene Steuerung auf dem Dienstleister habe, weil ein Dienstleister, der nicht gesteuert wird, ist ungesteuert und wir wissen immer, wenn irgendwas ungesteuert läuft, da kommt meistens nicht das raus, was ich mir vorgestellt habe. Heißt aber auch der Slogan von vielen Dienstleistern, so nach dem Motto: Geben Sie uns Ihre Fuhrparkverwaltung, dann haben Sie nichts mehr damit zu tun.

5:01 Stimmt so am Ende des Tages auch nicht. Das heißt, wenn ich wirklich den Fuhrpark outsource, braucht ja mein Dienstleister auch wiederum einen Ansprechpartner im Unternehmen. Total wichtig. Also es gibt in der Regel oder es sollte immer eine Schnittstelle an zwei Punkten, mindestens an zwei Punkten geben, das ist erst mal die Personalabteilung, dass sichergestellt ist, dass Eintritte, Austritte auch wenn die digital über Schnittstellen laufen.

5:22 Da muss es einfach eine Connection geben. Versteuerung, geldwerte Vorteile. Das ist eine ganz, ganz wichtige Schnittstelle, wo Menschen miteinander sprechen müssen. Und die zweite ist das Rechnungswesen, gerade wenn es um das Thema Zahlungsmanagement geht, Rechnungsmanagement geht. Das ist ein Prozess, der muss gut laufen. Das ist eine ganz wichtige Schnittstelle.

5:39 Und idealerweise gibt es natürlich jemanden, der auch die Zukunft steuert. Das heißt, den Dienstleister mitnimmt auf die Reise, der dem Dienstleister vermittelt, wo das Unternehmen hin möchte. Ansonsten wird es schwierig. Wir haben mal eine Podcastfolge, da haben wir uns drüber unterhalten, was sind die fünf schlimmsten Fehler im Fuhrparkmanagement.

5:58 Und da hat uns ChatGPT ein bisschen geholfen. Das heißt, wir mal geguckt, was meint denn die KI dazu? Und da war einer der obersten Punkte fehlende Dokumentation. Und das ist was, das kann ich aus eigener Erfahrung sagen. Gerade wenn du als Dienstleister einen Prozess übernehmen willst, der nicht dokumentiert ist, dann passiert häufig eins. Nämlich dass ich im Prinzip eine chaotische Situation als Dienstleister übernehme.

6:22 Es ist nicht klar, was versteht der Kunde unter der Verwaltung, was verstehe ich drunter und das führt ganz häufig schon zu Beginn zu ziemlichem Frust. Das werdet ihr sicher auch schon erlebt haben. Du kriegst unzusammenhängende oder unvollständige Angaben und am Ende des Tages, wenn ich Chaos outsource, kriege ich Chaos als Dienstleister zurück.

6:41 Aber da ist doch schon der Fehler. Dann gab es keine gute Implementierung. Also es ist Aufgabe der Implementierung, sicherzustellen, dass genau das nicht passiert. Gerade wenn ein Kunde zu einem Dienstleister kommt, gibt es in der ersten Phase eine Phase, die nennt sich Implementierung. Und dort geht es genau darum, die Transparenz herzustellen, die Prozesse zu definieren.

7:00 Es muss ein Prozess-Handbuch geben nach der Implementierung. Auch wenn alle mal krank sind, dass jeder reingucken kann, der genau sieht, wie es läuft. Und dann, genau dann vermeidest du solche Punkte, wenn es sauber implementiert wird, hast du hinterher kein Problem. Und ich glaube, da setzen viele an und wenn man an das Ende denkt, was du vorhin erwähnt hattest, wie stelle ich denn sicher, wenn es nicht klappt mit dem Dienstleister, dass ich gut wieder rauskomme?

7:21 Das heißt Explementierung. Und ich rate auch wirklich jedem Unternehmen darauf zu achten, wenn es ein Dienstleister engagiert, darauf zu achten, was passiert, wenn die Zusammenarbeit mal endet, wie werden dann Daten übergeben? Weil die sind im System beim Dienstleister. Wie viel Zeit werden die noch vorgehalten?

7:35 Auf welchem Datenträger bekomme ich die Daten? Und und und. Das sollte alles natürlich geklärt werden, da bin ich auch auf der sicheren Seite. Du hast vorher gesagt, also gerade so kleinere, mittlere Fuhrparks sind eigentlich prädestiniert an der Stelle. Witzigerweise ist es eigentlich genau diese Kundengruppe, die bei vielen Fuhrparkdienstleistern nicht im Fokus steht.

7:53 Leider! Dort, wo der Bedarf am größten ist, da gibt es kein Angebot. Wie gehe ich damit um? Wir kriegen das mit, auch beim Bundesverband Betriebliche Mobilität in unserem, in unserer Fragerunde, die wir dort haben. In unserem Forum kommt ganz häufig die Frage: Ich habe 50 Fahrzeuge, ich habe 60 Fahrzeuge.

8:15 Wer bietet sich denn da als Dienstleister am Markt und die Antworten sind relativ dünn gesät. Gibts diese Dienstleister, die speziellen, die sich auf kleine Fuhrparks – also klein ist ja relativ – die sich auf kleinere Fuhrparks fokussiert haben? Oder ist es erst ein Thema, wo ich sage, so ab 400 Fahrzeuge kannste mal an das Thema herangehen?

8:34 Absolut nicht. Es gibt diese Dienstleister, die genau darauf spezialisiert sind. Der größte Fehler, den man machen kann: Man geht zu einer Leasinggesellschaft, weil die Leasinggesellschaft Fuhrparkmanagement anbietet. Das ist natürlich dann den Bock zum Gärtner zu machen. Denn Sinn und Zweck einer Leasinggesellschaft ist es, an der Fahrzeugfinanzierung das Geld zu verdienen.

8:52 Nicht am Fuhrparkmanagement. Das heißt, reihenweise bekommen wir auch Kunden, die wirklich von Leasinggesellschaften kommen, die da ganz, ganz schlechte Erfahrung gemacht haben im Thema Fuhrparkmanagement. Es gibt Anbieter und der Bundesverband hat ja auch eine schöne Studie mal rausgebracht, wie die Verwaltung wirklich explodiert in den Unternehmen und das sehen wir am laufenden Bande.

9:12 Unternehmen, die mal gestartet haben mit einem kleinen Fuhrpark, fünf Autos, zehn Autos, die heute 100 Autos haben. Da hat es mal der Mitarbeiter der Personalabteilung mitgemacht. Das funktioniert so heute nicht mehr. Man muss immer sich vor Augen halten: 100 Autos im Fuhrpark sind 1,2 Millionen € Kosten im Jahr.

9:28 Das ist richtig, richtig viel Geld. Und das muss auch gut gemanagt werden. Wenn du jetzt heute als Fuhrparkverantwortlicher oder als Inhaber eines Unternehmens mit 50 oder 80 Fahrzeugen vor der Frage stehst: Wie gehe ich jetzt an das Thema ran? Wie finde ich denn und wo finde ich denn Fuhrpark-Dienstleister und wie finde ich raus, ob der zu mir passt?

9:49 Spielt da auch so ein bisschen das Thema Unternehmenskultur, habe ich das Gefühl, ich verstehe den? Spielt das eine Rolle, oder ist das ein Thema, wo ich sage, das kann ich in der privaten Partnerwahl auf den Tisch legen, aber sonst nicht. Menschen kaufen von Menschen und gerade in dem Bereich. Wir reden hier vom Mittelstand, vom deutschen Mittelstand, der das Rückgrat ist, der Wirtschaft.

10:09 Meistens inhabergeführte Unternehmen. Und da geht es letztendlich um Vertrauen. Das heißt, die finden ihre Unternehmen sehr, sehr schnell, indem sie einfach auf eine vertrauensvolle Basis zusammenfinden.

10:21Und ich würde einfach mal raten Internetrecherche bietet sich erst

10:25 mal immer an, zu Bundesverband zu gehen, Empfehlungen einzuholen, vielleicht Empfehlungen von anderen Unternehmen mit reinzunehmen und sich dann mal zwei, drei, vier verschiedene Anbieter anzuschauen.

10:34Ganz wichtig Worauf sollte man achten?

10:35 Unabhängigkeit ist Nummer eins. Das heißt, ich brauche einen Dienstleister, der unabhängig ist, unabhängig von Leasinggesellschaften, unabhängig von Autoherstellern, von Autohändlern. Denn sonst ist es immer nur der verlängerte Arm des entsprechenden Anbieters und das will ich nicht. Dann habe ich nicht die beste Lösung im Endeffekt.

10:54 Also ein gewisser Interessenskonflikt dann letztendlich auch. Neutralität ist ganz ganz wichtig, denn sonst bekomme ich nicht das beste Angebot. Am Ende ist es ja auch der Dienstleister, der mir dann mit meinen, mit meinen Fahrenden, also mit meinen Dienstwagennutzenden spricht. Wie funktioniert das in der Praxis, werde ich da nicht ein bisschen zu einem gewissen Teil abgekoppelt von der informellen Kommunikation, von Informationsflüssen, wenn es der Dienstleister macht oder wie kann ich sicherstellen, dass ich trotzdem noch mitkrieg, was in meinem Fuhrpark passiert?

11:23 Na ja, eigentlich möchte ich das ja, dass er mit meinen Nutzern oder sich um meine Nutzer kümmert. Sonst brauche ich keinen Dienstleister, wenn ich es lieber selber machen will. Das ist ganz, ganz wichtig. Ich glaube, das heißt ein persönlicher Ansprechpartner, gerade in solche Flotten. Man sollte darauf achten, dass der persönliche Ansprechpartner nicht tausende Autos selber verwalten und managen muss.

11:41 Da bleibt keine Zeit mehr übrig. Das heißt, ein sehr, sehr gutes Level ist, wenn man sagt, so 3, 4, 5, maximal 500 Autos pro Mitarbeiter, die betreut werden, dass man auch eine gute Betreuung sicherstellen kann. Das ist so der erste Punkt. Und dann ist Qualitätssicherung, glaube ich, immer bei allen Dienstleistern extrem wichtig.

11:59 Das heißt regelmäßige Abfragen, Zufriedenheitsumfragen, normale, gute Dienstleister bieten das auch selbstständig an und sagen: Pass auf, einmal im Jahr, zweimal im Jahr, wie oft auch immer, befragen wir die Nutzer, befragen wir die Mitarbeitenden nach der Zufriedenheit und wir wollen kontinuierlich Verbesserung.

12:15 Das ist, glaube ich, ein entscheidender Punkt. Egal, wo man startet, wie die Zufriedenheit ist. Aber wir müssen uns ein Ziel setzen und darauf hinarbeiten, die Zufriedenheit maximal zu erhöhen. Also ich glaube auch, was ich ja häufig auch in Gesprächen mit Fuhrparks mitbekomme, so die Frage Make or buy, also sourcen wir aus oder nicht?

12:34 Es gibt auch noch Zwischenformen. Also ich nenne es mal hybrides Outsourcing. Outsourcing ist ja ein hoher Begriff. Das heißt, ich gehe am Ende des Tages nicht her und gebe meine komplette Fuhrparkverwaltung von A bis Z nach Außen, sondern ich hole mir vielleicht an bestimmten Punkten, wo ich entweder zeitlich oder fachlich nicht in der Lage bin, das abzubilden, hole ich mir dann letztendlich Expertise rein.

12:53 Und da ist ja ein ganz zentrales Thema immer das Schadenmanagement, einer, ich glaube, kann man so sagen, der komplexesten Prozesse überhaupt im Fuhrpark. Ich habe es mit Versicherern zu tun, mit gegnerischen, mit Unfällen, mit Werkstätten, mit Gutachtern. Also doch ein ziemlich, ziemlich dickes Brett zu bohren.

13:09 Und da haben sich ja einige Unternehmen dann darauf spezialisiert. Wie siehst du die Situation in dem Bereich? Ab welcher Größe macht es den Sinn, dass sie sagen: Nee, ich behalte das schon mal bei mir, ich behalte es in der Hand, das Fuhrparkmanagement. Aber ich denk drüber nach, vielleicht partiell einzelne Dienstleistungen reinzuholen.

13:27 Also ich glaube letztendlich, für Outsourcing spricht es ja immer, wenn ein Dienstleister oder wenn wir über wiederkehrende Routineaufgaben auch sprechen. Die kann ein Dienstleister immer günstiger und besser machen, weil er einfach die Routine hat. Schadenmanagement ist ein riesen, riesen Thema in dem Bereich, wo man wirklich sehr, sehr viel Expertise braucht.

13:45 Das lohnt sich immer, da mal einen Blick darauf zu werfen, ob man nicht das Thema als erstes schon mal rausgibt. Das heißt, nicht nur wegen der Expertise, da geht es auch erst mal um die Erreichbarkeit. Also was wir oft erleben ist bei Kunden, die sagen ja, wenn der Fuhrpark- manager um 17 Uhr Feierabend hat und wenn dann abends jemand einen Unfall hat, dann wartet halt bis zum nächsten Morgen um 9 Uhr, um den Fuhrparkmanager zu erreichen.

14:08 Das geht natürlich nicht. Ich muss ja sicherstellen, dass mein interner Kunde betreut wird. Also sieben Tage die Woche, 24 Stunden, weil die Unfälle passieren nicht zu den üblichen Bürozeiten, die passieren unter Umständen auch mal außerhalb. Und da muss den internen Kollegen auch geholfen werden. Da muss die Mobilität sichergestellt werden.

14:24 Wie soll das jemand schaffen, der irgendwo angestellt ist? Das Ticket also funktioniert nicht. Da geht es auch los. Und dann natürlich die ganze Prozesskette, die Werkstatt, den Werkstattprozess überwachen, die Rechnung kontrollieren. Da muss man Kfz-Mechaniker haben. Die Abrechnung mit der Versicherung, das ist ein Riesenthema.

14:42 Und vielleicht noch ein Tipp aus der Praxis.

14:45Stichwort Was gebe ich raus? Wo muss ich aufpassen?

14:48 Also was ich häufig erlebe, ist: Bei vielen Dienstleistern endet eigentlich das Know how beim PKW, das heißt, vielleicht noch ein Transporter. Das funktioniert noch. Wenn ich aber tatsächlich eine gemischte Flotte habe, so einen kommunalen Fuhrpark mit Sonderfahrzeugen, mit vielleicht schweren LKW etc.

15:04 dann gilt es tatsächlich zweimal hinzuschauen. Mit wem arbeite ich zusammen? Weil die Expertise ist nach meiner Erfahrung relativ dünn gesät am Markt. Da wird es dann echt schwierig. Da braucht man wirklich einen speziellen Anbieter. Absolut. Aber auch da kann der Bundesverband ja helfen. Da gibt es auch tolle Fördermitglieder, die da immer Rede und Antwort stehen und als erste Anlaufstelle, dass ich erst mal weiß, wo mein erster Schritt hinführt, glaube ich, ganz ganz sinnvoll.

15:27 Und danach kann dann jeder auch für sich selbst entscheiden. Will ich weiter auf die Suche gehen? Wie viele Anbieter möchte ich mir anschauen? Das ist ganz wichtig. Ich brauche ein vollständiges Bild, das muss ich mir selber erarbeiten. Und dann kann ich auch entscheiden. Gut, spannendes Thema. Vielen Dank, Michael.

15:44 An der Stelle. Sehr, sehr gerne! Vielen Dank, Marc. Und ja, wenn Sie noch Anmerkungen haben, Fragen, Wünsche. Ansonsten über eure Likes freuen wir uns auch immer sehr. Was ja auch immer sehr, sehr schön finden ist, wenn es Themen gibt, wenn es Schwerpunkte gibt, die ihr euch gerne mal wünscht, über die wir hier sprechen, dann schickt einfach eine kurze Mail, eine kurze Nachricht und dann nehmen wir das Thema auch gerne mit auf.

16:10 Super. Ich weiß. Ich würde sagen, wir gehen was essen, oder? Wie wäre es mal mit einer Currywurst statt mit Fischbrötchen? Gibt's leider nicht. Wir sind in Hamburg. Jetzt gibt's einen schönen Aal heute. Okay, vielen Dank, Michael. Bis dann. Ciao, Marc.