ELAL 625: 11 bewährte Strategien, um im Arbeitsfluss zu bleiben

0:00 Kennst du das Problem, du bist so richtig im Flow, so richtig im Arbeitsfluss und die Arbeit fließt dahin und alles geht automatisch und mit wenig Wün und du fühlst dich einfach gut und zack, dann kommen Dinge herein, entweder von dir selbst, also interne Störungen oder externe Störungen durch Kunden, irgendein Piepsen, irgendein haptisches Signal, was auch immer und plötzlich ist dieser Arbeitsfluss dahin und du tust dir wahnsinnig schwer wieder in diesen Arbeitsfluss hinein zu kommen. Dinge, die wahrscheinlich im deutschsprachigen Raum mehrere Milliarden Mal pro Tag passieren und deswegen ist es ganz, ganz wichtig, dass wir uns heute dieses Thema annehmen. Ich habe dir 11 Punkte mitgebracht, die du dir ansehen kannst, die du

0:44 durchgehen kannst, die du bei dir selbst überprüfen kannst und vor allem die letzten vier Punkte, die haben es wahrscheinlich ganz besonders in sich, denn da bekommst du noch dazu glasklare Strategien mit auf den Weg, wie du das tun kannst, beziehungsweise werde ich dir besser gesagt am meinem Beispiel zeigen, wie ich das mache. Und damit Hallo und herzlich willkommen in dieser Podcast vorgekommen. Mein Name ist Thomas Mangold und ich freue mich sehr, dass ich dich hier im Zeit- und Selbstmanagement-Podcast begrüßen darf. Starten wir gleich einmal hinein mit Punkt 1 und der lautet "klare Arbeitsblöcke". Es ist sehr, sehr wichtig, dass wir hier wirklich ganz klar festlegen, wann haben wir den Deep-Work-Zeit oder überhaupt die Möglichkeit, Deep-Work zu betreiben?

1:25 Wann ist das? Zu welchen Uhrzeiten passt es am besten? Wann passt es am besten von der, von der, ja, Energie, die ich habe sozusagen? Wann passt es am besten von anderen Dingen? Also da muss ich mir mal ganz klar Gedanken drüber machen, wann will ich den Deep-Work-Zeit haben? Wann will ich Kommunikationszeit haben? Kommen wir auch gleich noch dazu. Wann will ich dann definitiv aber auch Bufferzeit haben? Kommen wir auch noch dazu. Und wann will ich Freizeit im Sinne von Pausen, aber auch im Sinne von anderer Zeit haben? Das ist natürlich auch etwas, was ich mir Gedanken machen sollte. Und da beginnt es halt einfach gesagt bei einer, ja, guten Planung. Wer gut plant, der hat schon die halbe Miete sozusagen. Was jetzt aber nicht heißt, dass die Planung dann eins zu eins

2:11 zu eintreten muss. Das heißt, ich muss auch während des Tages definitiv flexibel bleiben, muss auch da schauen, dass das alles passt. Und ja, deswegen schauen wir einfach, dass wir hier wirklich das alles gut planen. Und je besser wir planen, umso besser wird es dann auch in der Umsetzung. Das ist mal Punkt Nummer 1. Also klare Arbeitsblöcke zu schaffen. Punkt Nummer 2 ist Deep-Work-Verriegeln festlegen. Ja, was will ich in meiner Deep-Work-Zeit tun? Auf der einen Seite. Und was will ich nicht tun? Auf der anderen Seite. Da geht es um ziemlich einfache Dingen, wie zum Beispiel, dass ich eben gewisse Dinge auf meinem Computer nicht öffne. Dass ich gewisse, ja, gewisse Dinge auf meinem Smartphone runterreguliert habe. Entweder im Flugmodus oder im Nicht-Stören-Modus oder im

2:58 Deep-Work-Modus untergleichen werde. Das heißt, ich muss mich einmal hinsetzen und muss mir klare Deep-Work-Regeln festlegen. Ich werde darauf in einer der nächsten Podcastfolgen definitiv auch noch eingehen, was man da machen kann und was man da tun kann, weil es halt ein wirklich spannendes Thema ist und weil man da wirklich, glaube ich, einiges drüber machen kann. Aber fürs erste Mal Deep-Work-Regeln festlegen und dann einfach den Podcast abonnieren und dann bekommst du in einer der nächsten Podcastfolgen hier definitiv mehr dazu. Dann Punkt Nummer 3. Kommunikationszeit kommunizieren. Also hier wirklich zu sagen, okay, liebe Freunde, ich habe meine Deep-Work-Zeit und in dieser Deep-Work-Zeit will ich nur gestört werden, wenn es wirklich irgendwo brennt. Also da muss

3:37 wirklich ein absoluter Notfall sein. Dafür andersherum, wenn ich nicht Deep-Work-Zeit habe, habe ich Kommunikationszeit und dann kommuniziere ich das auch irgendwie. Wie kann ich das tun? Ich werde dann gleich noch einen Tipp mitbringen, aber zum Beispiel in dem die Bürode offen ist, in dem ich einfach sage, okay, in dem und dem Zeitraum bin ich heute für euch verfügbar oder bin ich generell für euch verfügbar, kann man sich anschauen. Übrigens, auch wenn man nicht vorgesetzter ist, kann man das umsetzen, indem man einfach dem Vorgesetzten sagt, hey, wenn ich Deep-Work mache, dann bring ich viel, viel mehr weiter, davon profitiert die Abteilung, davon profitiert das Team, davon profitierst am Ende auch du, als Vorgesetzter, gib mir doch diese

4:11 zwei Stunden vielleicht pro Tag, vielleicht sind es auch zweieinhalb, vielleicht auch drei, viel mehr brauchen wir eh nicht an Deep-Work-Zeit und viel mehr ist wahrscheinlich auch unrealistisch. Und im Gegensatz dazu habe ich dann klare Kommunikationszeiten, wo ich dann alles andere tu, also Meetings, Telefonieren, E-Mails und so weiter, was halt alles zur Kommunikation dazu gehört. Funktioniert in der Regel empfehle ich in jedem Workshop und bekomme immer wieder das Feedback, hey, ich habe es in meinem Vorgesetzten so schmackhaft gemacht, funktioniert einwandvoll.

4:36 Aber Punkt Nummer drei, ganz, ganz wichtig, Kommunikationszeit kommunizieren. Punkt Nummer vier, Pufferzeiten planen. Ist halt auch wichtig, weil ich halt, wenn ich mir den Tag voll plane, schon vom Kopf her mich eigentlich unter Stress setze und sage, okay, wenn jetzt nur die kleinste Kleinigkeit um die Ecke kommt, dann ist mein Plan eigentlich schon dahin, dann kann ich schon wieder alles vergessen und dann kann ich eigentlich schon wieder beginnen, um zu planen. Und die Pufferzeit ist definitiv dazu da, um genau das zu verhindern.

5:06 Das heißt, natürlich kann es auch dann trotzdem sein, dass irgendein großes Ding reinkommt und dass du trotzdem umplanen musst. Aber in meinem Fall schafft mir die Pufferzeit die Freiheit, nicht umplanen zu müssen. Und deswegen lege ich sie von Beginn an rein. Und das ist ganz, ganz wichtig, wenn ich im Arbeitsfluss bleiben will, weil ich das selbst vertrauen habe und die Confidence habe, hey, wenn da was reinkommt, ja wunderbar, ist ja kein Problem. Ich habe die Pufferzeit zur Verfügung. Das ist ein bisschen auch eine mentale Geschichte logischerweise, aber es ist etwas, das extrem wichtig ist und extrem wertvoll ist. Also Punkt Nummer 4, lasst dir Pufferzeiten. Punkt Nummer 5, sichtbare Störfaktoren entfernen. Was meine ich damit?

5:44 Zum Beispiel das Smartphone. Wenn du das Smartphone immer mit dem Display nach oben am Tisch hast, siehst du, jedes Mal, hey, da poppt was auf, hey, da kommt eine Nachricht, hey, da sollte ich irgendwas tun. Legst zumindest, wenn es schon nicht anders geht, mit dem Display zur Tischseite, sozusagen, also zur Tischplatte hin, damit du das nicht siehst. Legst am besten noch viel, viel weiter weg, zwei, drei Meter weg und schalt am besten auch die Geräusche aus, also Tonbenachterrichtigung, haptische Benachrichtigungen. Das selber gilt für Dinge am PC. Benachrichtigungen ausschalten. Browser Tabs schließen, die ich nicht brauche. All das sind Ablenkungen. Wenn ich die Mail zum Beispiel, Google Mail dauernd offen habe und da geht der Counter im Browser Tab nach oben,

6:23 ist das eine Ablenkung. Wenn ich selbst ein Tab offen habe, das zu einem anderen Projekt gehört, ist das eine Ablenkung, weil ich dann wieder vielleicht das an das andere Projekt denke und dann ups, fällt mir plötzlich ein, was ich da noch alles zu tun habe. Ich lenke mich also dauernd selbst ab und störe meinen Arbeitsfluss dauernd selbst. Also alles schließen, was nichts mit der aktuellen Aufgabe zu tun hat, alles ausschalten, was nicht mit der aktuellen Aufgabe zu tun hat, denn jede Ablenkung kostet natürlich Zeit, kostet natürlich mentale Energie und bringt mich selbstverständlich aus dem Arbeitsfluss heraus. Also Punkt Nummer fünf, sichtbare Störfaktoren entfernen. Punkt Nummer sechs, Timer zur Abarbeitung von Aufgaben nutzen. Und jetzt kommen wir schon

7:04 ein bisschen in Richtung noch mehr der mentalen Geschichte. Denn so ein Timer, ich habe hier einen einfachen Küchentimer. Ich habe leider den Fehler gemacht, mir einen mit Sekundenanzeiger zu kaufen. Also wenn du einen Timer kaufst, dann kaufst du unbedingt einen, der nur die Minuten anzeigt. Das ist vollkommen ausreichend. Da gibt es jetzt nicht so viel am Markt, aber es gibt ein paar. Würde ich dir empfehlen, weil ich dann natürlich der Mensch bin und wir hatten das Thema ja auch in der Office Hour, der Selbstmanagement Rocks Masterclass. Und das ist das Schöne an dieser Office Hour ist, dass halt da jeder seine Erfahrungen teilen kann. Und manche sagen ja, wenn da der Kanton Timer runter rennt, dann stresst mich das. Das heißt, ich habe ihm schon

7:36 mitlaufen, aber dezent irgendwo im Hintergrund, dass ich ihn nicht so oft sehe. Definitiv auch etwas, was ich aus dem Arbeitsfluss bringen kann. Bei mir ist genau das Gegenteil der Fall. Wenn ich diesen Kanton Timer sehe, dann weiß ich, hey, meine Zeit ist begrenzt. Thomas, fokussiere dich bitte auf die wirklich wichtigen Dinge und lass die Nebensächlichkeiten einfach weg und lenke dich vor allem nicht irgendwie selbst ab. Das heißt für mich, ich mir hilft das. Was schon manchmal ein bisschen störend ist, ist dieser umschaltende Sekunden, da werde ich jetzt schauen, dass ich danach justiere, aber ansonsten brauche ich das halt sichtbar. Und so sind Menschen halt unterschiedlich.

8:06 Aber dieser Timer zur Abarbeitung hilft dir einfach dabei, fokussiert bei der Aufgabe zu bleiben und damit hilft dir, vollkommen automatisch auch dabei, im Arbeitsfluss zu bleiben. Und das ist etwas, das enorm wichtig ist. Also Arbeitsfluss definitiv immer in den Vordergrund stellt hier. Gut, Punkt Nummer 6, Timer zur Abarbeitung von Aufgaben nutzen. Punkt Nummer 7, ein Do-Not-Disturbschild oder die Closed und Open Door Policy. Was bedeutet denn das? Im Prinzip muss ich halt den meinem Umfeld mitteilen, bin ich gerade im Deep-Warp-Modus oder bin ich gerade im Kommunikations-Modus. Und das kann ich, wenn ich ein eigenes Büro habe, relativ einfach machen, indem ich schlicht und einfach kommunizier, hey Freunde, wenn meine Büro düre geschlossen ist,

8:50 dann bin ich eigentlich im Deep-Work oder dann will ich einfach nicht gestört werden. Im Gegenzug dazu aber, wenn meine Büro dir offen ist, bist du jederzeit herzlich willkommen mit deinen Anliegen, Fragen mit deinen Wünschen, mit was auch immer. Und das ist etwas, was wichtig ist. Und wenn du das implementierst, am Anfang ist es ein bisschen mühsam, weil natürlich dann immer jemand kurz mal anklopft und sagt, darf ich dich kurz mal stören? Nein, darfst du nicht. Punkt aus ändern. Wenn ich das eine Woche mal lang mache, dann ist erledigt. Kommt natürlich auch immer darauf an, wer anklopft. Wenn der Unternehmenschef vorbeikommt, dann sollte man vielleicht nicht das machen, aber das ist ja klar. Aber es geht ja auch hier nicht darum, um 100 Prozent aller Störungen zu vermeiden.

9:32 Selbst wenn ich die Störungen um 80, 90 Prozent runter regulieren kann, habe ich schon sehr, sehr viel gewonnen. Also das ist das eine, beziehungsweise große Top-Policy. Wenn ich nicht ein eigenes Büro habe, dann kann ich bei meinem nächsten Hotel auf einmal ganz lieb fragen, ob ich das Tuner Disturbschild mitnehmen kann, dann kann ich das irgendwie am Computer-Monitor platzieren und dann gilt dasselbe. Hängt dieses Schild, bin ich im Deep Work-Modus, hängt dieses Schild nicht, dann bin ich im Kommunikations-Modus. Schlicht und einfach und ergreifend und damit habe ich ein klares visuelles Signal gesetzt. Wann kann man von mir etwas haben und wann sollte man mir eher fern bleiben und das ist definitiv etwas Gutes. Also Punkt Nummer 7 Tuner Disturbschild

10:11 beziehungsweise Open und Closed Door Policy. Punkt Nummer 8 und jetzt kommen wir schon langsam zu den Spannenden. Weil jetzt kommen wir darauf, wir haben jetzt sehr, sehr viel drüber geplaudert, wir nehmen schon auch über externe, teilweise auch interne Störfaktoren und jetzt kommen die ganz internen Störfaktoren dran. Punkt Nummer 8 ist nämlich ein Parkplatzdokument für deine Gedanken beziehungsweise deine Ideen. Wir stören uns häufig selber, weil wir schlicht und einfach Menschen sind und weil wir einfach schlicht und einfach denken und weil wir einfach schlicht und einfach Ideen haben. Und das popt halt manchmal vollkommen irgendwann, also vollkommen zufällig in unserem Kopf auf. Und jetzt kann man natürlich das nehmen und kann sagen, okay, es ist eine gute

10:53 Idee oder ein guter Gedanke. Ich werde später noch mal darauf zurückkommen, ich will jetzt im Arbeitsfluss zu bleiben. Das Problem an der ganzen Geschichte ist, dass das halt leider Gottes nicht funktioniert. Es funktioniert nicht, weil wir dann immer wieder an diesen Gedanken erinnern, erinnert werden auf der einen Seite und auf der anderen Seite haben wir Angst diesen Gedanken oder diese Idee schlicht und einfach zu vergessen. Was mache ich also einfach? Ich habe ein Dokument, was auch immer das sein kann. Das kann ein Blatt Papier sein, das vor dir liegt. Das kann eine Evernote Notit sein, das kann eine Notion Notit sein, was auch immer das sein mag, vollkommen egal, aber irgendwo parkt das. Nur, das ist nur ein Zwischenparkplatz. Bei mir ist

11:30 der Zwischenparkplatz in Notion. Ich pack das da rein und weiß, okay, ich habe es abgespeichert, sozusagen. Ich weiß auch, dass ich eine Strategie habe und zu der komme ich dann gleich noch beim nächsten Punkt, wie ich das wieder finde, wie ich es abarbeite und wie ich es dann vielleicht sogar schon der Erledigung zuführe. Also das ist definitiv was wichtig. Also erstens mal brauchst du einen Parkplatz für deine Gedanken und deine Ideen. Dann Punkt Nummer neun. Parkplatz für Mini-Tutus, die im Laufe des Tages reinkommen. Das kann jetzt natürlich von externen Personen sein, meistens kommen aber auch die von uns selber. Wenn man an irgendwas denkt so, ah, ich muss noch Person X, Y anrufen, ah, ich muss dem und dem noch eine E-Mail schreiben, ah, ich sollte zu diesem

12:11 Projekt noch Aufgabe Z machen und zum anderen Projekt vielleicht noch Aufgabe Y machen. Also du siehst schon, auch das sind Ununterbrochen Gedanken, die kommen herein. Und wenn wir die nicht aus dem Kopf rausbringen, dann stören wir uns wieder ununterbrochen selbst in unserem Arbeitsfluss. Und deswegen braucht man eine Strategie, wie wir das rausbringen. Ich habe eine recht einfache Strategie, ich mache meine Tagesplanung im Notion, im Pro Hub und da drinnen habe ich einen Punkt, der steht drinnen, Mini-Tutus. Also eine Aufgabe, der heißt Mini-Tutus und da schreibe ich als Unteraufgaben alles rein, was so rein kommt. Im Laufe des Tages, was mir einfällt, was vielleicht irgendwie von mir von einer Person zugetragen wird und wenn meine Pufferzeit dann kommt,

12:51 dann arbeite ich das ab. Beziehungsweise meistens sind so kleine Aufgaben, da braucht man nicht viel Energie, dann nutze ich den Ende des Arbeitstages da, um das zu machen. Dasselbe passiert übrigens mit meinen Gedanken und Ideen. Das kommt auch dort rein. Es ist also ein Parkplatz für beides, damit brauche ich nicht zwei Dokumente da irgendwie bearbeiten, sondern habe eines.

13:11 Das ist auch das, das häufig offen ist und da trage ich das dann einfach ein und fertig. Und damit ist es erledigt. Also wirklich eine smarte Möglichkeit, wie du das tun kannst. Das ist ein Parkplatz für deine Mini-Tutus, die im Laufe des Tages hereinkommen und dir dabei helfen, die zu verarbeiten und deinen Unterbewusstsein zumindest klar zu machen, das liegt irgendwo, das wird bearbeitet. Du brauchst mich nicht ständig daran erinnern, lasst mich doch im Arbeitsfluss bleiben. Definitiv etwas, das wichtig ist. Ja, damit sind wir schon bei Tip Nummer 10, dem vorletzten Tip angelangt oder Punkt Nummer 10, ein Parkplatz für Aufgaben, die erst ab der kommenden Woche interessant werden. Auch so ein Punkt. Es kommen halt Dinge herein, die sind jetzt

13:51 für diese Woche vielleicht nicht mehr interessant. Ich nehme diese Postkastfolge hier zum Mittwoch auf, da kommen schon Dinge herein, die diese Woche nicht mehr interessant sind, die ich aber dann nächste Woche oder in einer der folgenden Wochen abarbeiten will. Beziehungsweise auch Aufgaben, die vielleicht nicht Mini-Tutus sind, sondern die halt zu einem Projekt gehören, die man so zwischendurch auch einfallen oder die halt hereinkommen irgendwie via E-Mail oder via Telefonat oder sonst irgendwie. Also da geht es jetzt um die größeren Aufgaben, die aber nicht sofort abarbeiten muss, sondern die erst nach der nächsten Wochenplanung formulieren, das ist vielleicht so interessant werden. Und da habe ich auch in meiner Tutuliste eine Aufgabe,

14:26 die heißt Aufgaben für Freitag. Und Aufgaben für Freitag deshalb, weil Freitag mein Meeting und Admin-Tag ist. Und an diesem Meeting und Admin-Tag nehme ich mir das her und verteile alle Aufgaben, die da drinnen gelandet sind, entweder schon auf die kommende Woche oder teile sie dem entsprechenden Projekt zu, damit ich weiß, irgendwann, wenn diese Aufgabe dann schlagend wird, erinnere ich mich daran. Auch hier gilt genau dasselbe. Ich muss meinen Unterbewusstsein einfach nur vermitteln, dass ich das gut abgelegt habe, dass ich mich wieder darum kümmern werde und mit dieser Strategie passt. Das heißt, diese für Freitagaufgabe ist dann definitiv auch am Freitag abzuarbeiten und verschwindet auch am Freitag komplett davon meiner Tutuliste. Und am Montag

15:05 taucht sie wieder auf und dann trage ich da wieder als Untertutus all diese Dinge ein, die da eben hereinkommen. Also wirklich auch eine sehr, sehr wichtige und effiziente Sache und hilft ihr natürlich auch dabei, im Arbeitsfluss zu bleiben. Und last but not least, Punkt Nummer 11, ein Sammelpostfach für alles, was physisch daherkommt. Das ist natürlich auch so, dass das viele Menschen am Schreibtisch lagern. Und das stört dann natürlich auch den Arbeitsfluss, weil das sind ja im Prinzip alles unerledigte Aufgaben, alles unerledigte, ledigte Enden, wenn da noch Akten liegen, wenn da irgendwelche Post liegt und so weiter. Und du weißt, das muss ich jetzt irgendwann abarbeiten. Ja, ich weiß auch, dass ich es irgendwann abarbeiten muss. Bei mir kommt es

15:43 halt ins physische Postfach, das ist im Schrank hier neben mir versteckt. Dort schmeiß ich das alles hinein und am Freitag, wie gesagt, mein Meeting und Atmen-Tag, da wird das dann abgearbeitet. Alles, was physisch daherkommt und keiner Eile hat und in der Regel hat, haben Dinge, die physisch daherkommen jetzt nicht so, die große Eile, also sie sind meistens nicht dringend, sie können schon wichtig sein, aber sie sind meistens nicht dringend, sind auch gut versorgt und auch hier stören diese Dinge dann nicht ständig meinen Arbeitsfluss. Du siehst also, es geht definitiv um Arbeitsfluss hochhalten und es geht darum, dass du im Störungen interne wie externe möglichst gut vermeiderst. Und solltest du vielleicht einer Person kennen, die hier Interesse hätte an dieser

16:27 Podcastfolge, die du vielleicht sagst, ja, die könnte so wirklich Arbeitsfluss, im Arbeitsfluss besser sein, dann lad ich dir vielleicht herzlich ein Teile dieser Podcastfolge doch mit dieser Person. Ich freue mich sehr, dass du mir hilfst, meinen Podcast bekannter zu machen. Vielen, vielen lieben Dank dafür und ich bin mir ziemlich sicher, es gibt vielleicht auch noch ein Danke von der Person, an die du da gerade denkst. Also nutze die Gelegenheit und empfehle die Podcastfolge bitte weiter. Vielen, vielen lieben Dank. Ja und das soll es auch schon gewesen sein, im Arbeitsfluss bleiben ein wichtiges Thema. Fass mal es nochmal kurz zusammen, wie du das schaffen kannst. Klare Arbeitsblöcke, die Bergregeln festlegen, Kommunikationszeit kommunizieren, Buferzeiten

17:04 planen, sichtbare Störfaktoren entfernen, Timer zur Abarbeitung von Aufgaben nutzen, du nutzt die Störsch, du nutzt die Störbschild oder Close Door Policy, Parkplatzdokument für deine Gedanken und Ideen, Parkplatz für Minitudoos, die im Laufe des Tages hereinkommen, Parkplatz für Aufgaben, die erst ab nächster Woche interessant werden und ein Sammelpostfach für alles, was physisch daherkommt. Und schon wird der Arbeitsfluss viel, viel flüssiger, schon hast du weniger Störungen, schon bist du länger im Flow und wer so einen flüssigen Arbeitsfluss hat, der macht die Arbeiten so, auch eine Spur zumindest lieber, definitiv. Ich hoffe, diese Podcastfolge hat dir gefallen. Vielen Dank, dass du dabei warst. Wenn du noch eine Sekunde vor dem paar Sekunden für

17:47 mich fasst, freue ich mich, wenn du diesen Podcast auf der Podcastplattform deiner Wahl bewährt hast, Apple Podcasts, Spotify, wo auch immer. Ja, und ansonsten kann ich mir Danke sagen, dass du dabei warst und wünscht dir einen schönen Tag, genießt ihn, tschau tschau.