Digitalisierung in der Hochschulverwaltung

0:35Torsten Frenzel Ja, hallo und herzlich willkommen beim e-Government-Podcast. Ich bin Thorsten Frenzel und heute habe ich wieder mehr Verstärkung in mein Studio geholt. Hallo Julia, ich grüße dich. Ja, schön, dass du dabei bist, Julia. Und vor allen Dingen, damit dich die Zuhörerinnen und Zuhörer auch nochmal kennenlernen, stell dich nochmal bitte ganz kurz vor.

2:05Torsten Frenzel Ja und aus all diesen Gründen sitzen wir hier gemeinsam zusammen, weil du hast mir ein bisschen was erzählt über die Digitalisierung der Hochschulverwaltung und da war ich ganz erstaunt, dass ich mir gesagt habe, Mensch, wenn irgendwo Digitalisierung stattfindet, dann ja wohl in Hochschulen. Da ist Innovation, da ist Forschung, da sind die ITler vor Ort, die basteln, die programmieren, da sind Professoren, die teilweise Programmierung überhaupt erfunden haben, die Programmiersprachen erfunden haben und da musste auch die Digitalisierung in den Hochschulen state of the art sein.

3:54Torsten Frenzel Ich wollte gerade sagen, ich hätte fast einen Schock gekriegt, wenn die Sache ist, die Fakultät für Informatik ist noch nicht so digital. Da hätte ich jetzt wirklich ganz gezweifelt. Aber im Vorgespräch hast du mir auch gesagt, dass das tatsächlich ganz unterschiedliche Welten sind. Es gibt die Fakultäten, die ihr Ding machen, natürlich immer mit IT arbeiten.

4:10Torsten Frenzel Wir heutzutage Forschung ohne IT geht fast nicht mehr, schon allein wegen Dokumentation, Auswertung, Statistiken und so weiter und so weiter. Und es gibt das Thema Verwaltung und die Verwaltung ist ja eher klassische Verwaltung, wie du gesagt hast, Personalverwaltung, Fortbildungsverwaltung, die Mitarbeiter müssen verwaltet werden, die Gebäude müssen verwaltet werden, der Strom muss bezahlt werden und so weiter und es muss dafür gesorgt werden, dass die Fakultäten überhaupt funktionieren können.

4:35Torsten Frenzel Und da gibt es einen Unterschied, auch in der Digitalisierung. Wie sieht es da aus? Dazu habe ich gleich noch ein paar Fragen, weil das klingt jetzt alles, die Begriffe, sagen wir mal die Fachbegriffe sind ein bisschen andere, aber letztendlich klingt es genauso wie bei meiner Kommune, in der ich wohne, Drittmittelverwaltung oder Drittmittelverwaltung.

6:48Torsten Frenzel Und Drittmittelverwaltung ist ja im Prinzip Fördermittelverwaltung, weil das Geld kommt vielleicht nicht immer vom Staat, aber es kommt vielleicht auch von Unternehmen. Das heißt, ihr habt hier eine Fördermittelverwaltung. Personalverwaltung gibt es überall, also nicht nur in der Verwaltung, sondern gibt es natürlich auch in der freien Wirtschaft. Das gleiche wie die Finanzverwaltung.

7:07Torsten Frenzel Findet ihr da Dinge neu? Gibt es spezielle Fachverfahren oder Softwarelösungen für die Universitäten? Oder holt ihr euch tatsächlich auch Lösungen, die zum Beispiel in der Kommunalverwaltung oder in der Landesverwaltung eingesetzt werden? Weil ihr funktioniert ja prinzipiell ähnlich. Du bist ja gar keine Juristin.

8:32Torsten Frenzel Aber wie ich so raushöre, der Föderalismus schlägt bei euch auch voll zu. Nicht nur, dass ihr alle eigenständige Universitäten und Hochschulen seid. Ihr seid natürlich auch Hochschulen und Universitäten in Nordrhein-Westfalen. Gibt es länderübergreifend oder vielleicht sogar europäische Zusammenarbeit bei der Digitalisierung?

9:52Torsten Frenzel Ja, das ist super interessant, weil die Forschung funktioniert ja inzwischen weltweit. Also die Forschung, ein Forschender oder eine Forschende, die können gar nicht mehr nur allein singulär in Deutschland forschen. Die nutzen auf jeden Fall Daten. Und aus anderen Ländern, europaweit, länderübergreifend, die Verwaltung scheinbar noch nicht.

10:55Torsten Frenzel Jetzt gehen wir mal wieder ein paar Schritte zurück und gucken uns nochmal die Digitalisierung der Verwaltung in den Hochschulen an. Was sind da die größten Herausforderungen? Ist es klassisch die E-Akte, die noch nicht existiert oder gibt es noch ganz andere Herausforderungen? Aber das gibt es ja alles schon. Das gibt es ja alles schon.

13:28Torsten Frenzel Das haben sich die Landesverwaltung und die Kommunalverwaltung alle schon mal überlegt. Auch gerade diese Aktenpläne. Es gibt Einheitsaktenpläne. KGST hat da ganz tolle geschaffen. Die kann man sich gut herunterladen und gut verwenden. Damit die Verwaltungen, also die Kommunalverwaltungen alle einheitlich arbeiten.

13:50Torsten Frenzel Warum auch findet ihr das alles neu? Also das ist doch, man kann doch da wunderbar lernen von anderen. Auch die Unterschriftenordnung, was muss wie unterschrieben werden. Das kann doch quasi euch Köln direkt über den Zaun werfen und sagen, hier guck mal, das haben wir gemacht, das könnt ihr doch übernehmen.

14:34Torsten Frenzel Okay, also es gibt tatsächlich einen Austausch, nicht nur innerhalb der Hochschulen, sondern auch mit einem weiteren Blick zu anderen Verwaltungen. Was mich tatsächlich erstaunt ist, dass ihr einen Fachkräftemangel habt, weil ihr bildet ja quasi die Fachkräfte aus. Ihr müsstet ja Fachkräfte ohne Ende haben oder ihr müsstet quasi die Wahl haben, welche Fachkräfte ihr einstellt.

15:31Torsten Frenzel Das ist schade. Da kann man an dem Ort, wo man seit fünf Jahren sowieso jeden Tag hingeht, kann man direkt dort weiterarbeiten. In der Forschung machen das ja auch viele. Ja, das ist doch schon mal gut. Was mich auch so erstaunt hat, ist, dass ihr als Hochschulen auch zum OZG verpflichtet seid. Kannst du da mal ein paar Beispiele machen, was konkret ihr da umsetzen müsst?

16:23Torsten Frenzel Weil OZG, denke ich, so war dann auch irgendwelche Online-Dienste. Ja, die hat ja schon mal ordentlich unterstützt bei den Hochschulen. Das kann ich nur unterstützen, dass man hier Bund-ID. Aber noch eine andere Frage. Wir haben in der öffentlichen Verwaltung, mal jetzt abgesehen von der Hochschulverwaltung, haben wir dieses Prinzip Einer für Alle, dieses EFA-Prinzip.

17:48Torsten Frenzel Gibt es das bei den Hochschulen auch, dass sich eine Universität sich darum kümmert, das OZG umzusetzen und stellt das zur Nachnutzung anderen Universitäten zur Verfügung? Aber das ist auch nur innerhalb von NRW, weil EFA funktioniert ja in der restlichen Verwaltung ja bundesweit. Das heißt, ein Bundesland setzt um und alle können es nachnutzen.

19:44Torsten Frenzel Was haben denn die Hochschulen gerade aktuell vor der Brust, was vorangehen muss? Jetzt machst du ja auch Projektmanagement, genauso wie ich auch. Ich habe gemerkt, dass die öffentliche Verwaltung partout Schwierigkeiten hat, von dem Wasserfall wegzukommen. Trotzdem versuchen wir immer wieder, Projekte agil umzusetzen.

21:02Torsten Frenzel Wie sieht es denn da in der Hochschulverwaltung aus? Also ich habe die Erfahrung auch gemacht, also kein Framework nehmen und überstülpen, sondern sich aus den Frameworks, die es gibt, die guten Themen raussuchen. Ich habe es tatsächlich geschafft, ein Projekt bisher komplett agil mit einem Kunden auf Landesebene durchzusetzen.

22:19Torsten Frenzel Und das hat hervorragend funktioniert, weil wir durch diese agilen Projekte wahnsinnig viel Transparenz reinbekommen haben. Also wir haben zwei Wochen Sprints gemacht, wir haben aber wöchentliche Reviews gemacht. und in den wöchentlichen Reviews konnten dann tatsächlich die Kunden, mitbestimmen, wie es weitergehen soll. Und die haben auch jede Woche schon gesehen, was sich entwickelt hat.

22:41Torsten Frenzel Dadurch, dass da kontinuierlich was passiert ist, auch wenn es nur Kleinigkeiten sind und sich vielleicht auch nur Überschriften geändert haben und plötzlich die Überschriften in der Farbe sind, wie das der Kunde unbedingt haben möchte, diese ganzen kleinen Schritte und durch diese ständige Möglichkeit einzugreifen, haben wir den Kunden sehr gut daran gekriegt und er hat am Ende das gekriegt, was er wollte.

23:03Torsten Frenzel Und das wusste er am Anfang noch gar nicht, was er will. Der wollte was, aber er wusste nicht, welches Ergebnis am Ende rauskommen soll. Und das Ergebnis hat sich auch verändert. Und das hat sich auch im Laufe des Projektes verändert. Und das fand ich sehr gut. Das ist mir leider noch nicht wieder gelungen, auch wenn wir jetzt in der Beikommun auch sehr, sehr agil arbeiten.

23:23Torsten Frenzel Aber da haben wir eher so viele kleine Mikroprojekte mit jeder einzelnen Kommune. Und da stimmen wir uns quasi auf jede Kommune ein. Also die eine will Wasserfall, die andere will agil, die eine will am besten gar nichts, dass das wir komplett machen. Und da stimmen wir uns mit diesen Mikroprojekten quasi auf die einzelnen Kommunen ein.

24:03Torsten Frenzel Das Geheimnis war tatsächlich, dass ich von vornherein gesagt habe, wollt ihr Transparenz? Wollt ihr mitbestimmen? Und als die gesagt haben ja, dann haben sie gesagt, okay, dann machen wir das Projekt so, wie ich sage. Weil die wollten natürlich auch erst ein Projekt planen mit Meilensteinen und was weiß ich was.

24:18Torsten Frenzel Und das muss dann bis dahin auf jeden Fall passieren, weil sonst kriegen sie ihre Gelder nicht oder was weiß ich. Aber das kann man ja trotzdem im agilen Projekt auch machen. Und wie gesagt, durch diese Transparenz und diese ständige Möglichkeit mitbestimmen zu können, Und letztendlich, wenn wir ehrlich sind, die Mitbestimmung findet auf einem ganz niedrigen Level statt. Weil das große Ganze, das ist ja schon mal festgelegt worden.

24:42Torsten Frenzel Es wird ja nicht ein Fahrrad projektiert und hinterher kommt ein Auto raus, sondern es wird ein Auto projektiert und dann wird nach und nach dieses Auto gebaut. Aber wir wissen am Anfang noch nicht, welche Farbe es hat oder welche Ausstattung. Da kann man auch mal seine Pause mit verbringen. Aber Lego Series Play ist ein guter Einstieg. Also gerade wenn man ein Projekt anfängt, wo man sich schon mal so einen Kopf machen kann, was soll am Ende rauskommen, so grob wenigstens?

26:41Torsten Frenzel Oder zumindest, was sind die Probleme, die wir damit lösen wollen? Und wenn man dann Schritt für Schritt noch mit reinholt, die ganzen Stakeholder, wöchentliche Showfixes, das ist ultra anstrengend. Und was ich da auch gemacht habe, ist, wir haben ganz starke Regeln festgelegt. Es gibt eine halbe Stunde und eine halbe Stunde, sprich eine Viertelstunde der PO-Fraktion.

27:03Torsten Frenzel Und eine Viertelstunde kann der Kunde sprechen. Und dann war das zu Ende. Das ist ultra anstrengend. Vor allen Dingen die ersten Wochen war furchtbar. Wir haben ständig überzogen und auch die Kunden haben das nicht so ganz verstanden. Aber so nach und nach kamen die Reihen, wo sich immer was ergeben hat.

27:21Torsten Frenzel Und das hat gut funktioniert. Weil wie gesagt, ich habe es nicht nochmal hingekriegt bisher, hat sie aber noch nicht wieder so ein Projekt ergeben. Und ja, also ich kann das nur empfehlen, quasi transparent zu sein. Ja, was mir auch aufgefallen ist, man sollte Projekte nicht agile Projekte nennen, sondern einfach ein Projekt nennen und agile Methoden einfach verwenden.

28:10Torsten Frenzel Weil gerade so in der Kommunalverwaltung ist inzwischen Agilität zu so einem No-Go-Wort geworden, weil erstmal alle Angst haben. Agilität ist was Neues, das ist alles durcheinander und da gibt es keine Struktur. Wenn man einfach dann agile Methoden benutzt, ist meine Erfahrung, dann funktioniert das ganz gut.

28:39Torsten Frenzel Ja. Was mir auch immer hilft in Projekten, sind so ganz klar definierte Eskalationsbäume. Was passiert wann und durch wen? Also das auch direkt von vornherein kommuniziert, dass wenn irgendwo eine Ampel auf gelb springt, dass man informiert und wenn sie auf rot springt, dann wird eskaliert von einer Stufe höher.

29:54Torsten Frenzel Und das handhabe ich auch so mit meinen Mitarbeitern. Die haben viel Freiheit, aber ab einer bestimmten Schwelle kommen die auf mich zu und ich eskaliere dann. Auch in die verschiedensten Richtungen, auch nach oben weiter oder ich telefoniere mit Leuten und muss ein bisschen was anschieben. Also so ganz klar definierte Eskalations, das macht vieles klar für viele.

30:16Torsten Frenzel Weil wenn dann plötzlich ein Anruf kommt vom Direktor, dann weiß auch jeder, da war was im Argen. Da war irgendwas nicht so ganz wie, dass der Projekt Erfolg erfordert. Ja, es muss ja nicht zwingend Hierarchie sein. Es kann ja auch die gleiche Ebene sein. Aber wenn man festgelegt hat, das ist derjenige, der jetzt den Hut aufhört und der jetzt die Entscheidung treffen muss. Oftmals sind es ja nur Entscheidungen.

30:39Torsten Frenzel Das ist ja oftmals nicht, dass irgendwas hängt, sondern es ist, weil sich jemand nicht traut, eine Entscheidung zu treffen. Wir haben Lenkungsausschüsse, wir haben Fachbeiräte, wir haben alles Mögliche. Und die Erfahrung ist, Transparenz in Richtung Lenkungsausschuss, Aber nur während der Sitzung. Ansonsten haben die Projektbeteiligten ständig Einblick und dann bei den Sitzungen der Lenkungsausschüsse wird dann halt dann entschieden.

31:53Torsten Frenzel Ja, und du würdest die ganzen Fachleute, Professoren, Studenten, Dozenten mit reinbringen, die wenigstens ihr Know-how mit einbringen können. Das ist für eine gute Idee. Vielleicht kriegst du ja sogar Fachleute aus der öffentlichen Verwaltung mit rein. Vielleicht von der Stadt Köln oder so. Wenn du so ein Soundingboard hast.

33:00Torsten Frenzel Jetzt unterhalten wir uns hierfür über Projektmanagement. Eigentlich wollten wir über die Verwaltungsdigitalisierung in der Hochschulverwaltung. Wenn Projektmanagement-Nerds aufeinandertreffen, dann geht es immer irgendwann um Projektmanagement. Aber das ist gut, das gehört auch hierher. Projektmanagement ist ein großes Thema und ich glaube, wir können auch im Projektmanagement viel voneinander lernen.

33:24Torsten Frenzel Und wie gesagt, viel ausprobieren und einfach mal machen. und da hilft Agilität tatsächlich. Und wenn Agilität nicht funktioniert, dann ist Agilität so agil, dass man auch ein Wasserfallprojekt draus machen kann. Umgedreht wird es schwieriger. Also wir haben tatsächlich Rollout-Projekte zum Beispiel für die elektronische Wohnsitzanmeldung.

34:14Torsten Frenzel Das ist ein Projekt, aber das spaltet sich auf in über 2000 Kleinstprojekte, weil das über 2000 kleine Kommunen sind, wo das ausgerollt werden muss. Und man glaubt, jede Kommune ist gleich, weil es ist ja Kommunalverwaltung, aber jede Kommune ist anders. Selbst wenn die die gleichen Fachverfahren haben, heißt es noch lange nicht, dass sie die gleichen Prozesse bedienen.

35:34Torsten Frenzel Aber das ist auch interessant. Zoll ist ja Verwaltung. Hochschulverwaltung ist Verwaltung. Eigentlich könnten die beiden hervorragend zusammenarbeiten. Die einen sagen, wie es geht und die anderen machen es einfach. Beziehungsweise man könnte sogar einfachere Wege finden für Forschung, wie Verwaltung und Verwaltung zusammenarbeitet und diesen ganzen Zollprozess einfacher macht.

36:06Torsten Frenzel Ja, da gibt es ja keine kommerziellen Interessen. Also die Teleskope sollen ja nicht verkauft werden, sondern die werden nur rüber geschafft, dann werden die benutzt und werden wieder zurück geschafft. Und ich denke, so vernetzt müssen wir in Deutschland generell, was die Verwaltung angeht, viel mehr denken.

36:26Torsten Frenzel Also warum kann nicht der Zoll genau sowas bauen für Hochschulen? Gibt es eine andere Forschungseinrichtung? Das muss ja nicht nur Hochschule sein. Oder für überhaupt so eine übergreifende Zusammenarbeit, übergreifend über verschiedene Ebenen hinweg. Das ist alles Verwaltung. Wir machen alle das Gleiche.

37:36Torsten Frenzel Das liegt aber auch ein Stück weit daran, wenn man so ein bisschen die Geschichte, wie das OZG entstanden ist oder diese OZG-Leistungen, da wurden ja die Top-Leistungen für Behörden, Top-Leistungen für Unternehmen, Top-Leistungen für Bürgerinnen und Bürger und die Top-Leistungen aus der D115 zusammengeschmissen, wurde ein bisschen durcheinander gemischt und dann gesagt, das sind die Leistungen, die ins OZG gehören.

37:59Torsten Frenzel Aber da bei D115 kein Student anruft und sagt, ich würde gerne eine Promotion beantragen, wurde das dann niemals aufgenommen. Das heißt, man hat am Anfang schon den Fehler gemacht, man hat sich nicht den kompletten Bereich angeguckt, was alles zur Verwaltung gehört, sondern man hat einfach der Einfachheit halber 300 Leistungen genommen, die zusammengeschmissen, hat vielleicht mal hier und da ein bisschen was dazu gedichtet und fertig.

38:23Torsten Frenzel Da standen dann auch so Sachen drin wie Beantragung eines Atomkraftwerks oder Beantragung eines zoologischen Gattens. Also solche Geschichten, ich weiß nicht, wie oft ich ein Atomkraftwerk in meinem Leben jemals beantragt habe oder beantragen werde. Zum Glück ist der Kram inzwischen rausgeflogen. Oder eines fand ich auch noch ganz lustig, Beantragung der Verklappung von Problemmüll auf hoher See.

38:48Torsten Frenzel Also das liegt alles in der Historie und das fällt uns jetzt alles auf die Füße. Ja, ich glaube, es liegt auch mit daran, dass zwar die Forschenden in den Universitäten länderübergreifend zusammenarbeiten, aber die Verwaltungen nicht. Weil die Verwaltungen sind quasi das Anhängsel, was man braucht, damit die Uni überhaupt funktionieren kann.

40:36Torsten Frenzel Ja, ich glaube auch, wenn man sich das ganze Drittmittelsystem anschaut, da sind auch wahnsinnig viele Effizienzen drin, wie man Drittmittel am besten einwirbt. Warum muss das jeder Professor selber machen? Warum kann man das nicht zentral machen? Also da gibt es viel mehr Optimierungspotenzial, weil das gehört ja auch alles zur Verwaltung irgendwie.

42:01Torsten Frenzel Die Bundesländer entwickeln jetzt alle Fördermittel-Software, Fördermittel-Finder und Fördermittel-Plattformen, wo man sich bewerben kann. Da funktioniert die Zusammenarbeit auch leider nicht ganz so gut. Aber davon könnte man als Hochschulen auch lernen. Weil es ums Geld geht. Genau. Das stimmt und wir können wirklich viel voneinander lernen.

42:39Torsten Frenzel Und ich hoffe, dass wir mit diesem Podcast hier so ein bisschen die Türen öffnen, dass sich Hochschulen und Verwaltungen mal ein bisschen über den Tellerwandrand hinaus wagen und vielleicht auch mal beim Nachbarn reinschauen. Weil, dass die Hochschule da ist, weiß jeder, weil die meisten, die in der Verwaltung arbeiten, sind irgendwie Juristen. Und die kennen Hochschulen von innen.

43:00Torsten Frenzel Und es wäre schön, wenn das mehr klappen würde. Wir haben uns ganz schön verquatscht, muss ich feststellen. Das stimmt. Haben wir irgendwas noch vergessen? Hast du noch irgendwas auf dem Herzen, was du unbedingt noch loswerden willst? Das kann ich mir sehr, sehr gut vorstellen. Und ich kann nur sagen, Verwaltungsdigitalisierung, egal ob in Hochschulen oder in der öffentlichen Verwaltung, ist momentan eines der spannendsten Themenfelder, die es gibt.

43:41Torsten Frenzel Zumindest für mich. Für dich wahrscheinlich auch. Ja, Julia, vielen, vielen Dank. Wir müssen jetzt mal Schluss machen, weil wir quatschen sonst noch zwei Stunden. Das machen wir dann beim nächsten Mal. Wenn wir uns mal wieder auf einer Veranstaltung treffen, dann dringend haben wir was zusammen und dann können wir weiterquatschen.

44:00Torsten Frenzel Danke, dass du da warst. Und euch, liebe Hörerinnen, vielen Dank fürs Zuhören und bis zum nächsten Mal.