KI in der Immobilienverwaltung: Von der Belegflut zum automatisierten Prozess (Folge #14)

Sven Hofmann: Willkommen zu generativ gedacht KI mit Sven und Torg. Ich freue mich, dass Sie wieder hier sind. Eine neue Folge. Heute wollen wir über Anwendungsfälle im Immobilienbereich sprechen. Hallo lieber Sven. Hallo Tage, schönen guten Morgen. Ja, ich freue mich auch auf die heutige Folge wieder, weil wir aus der Praxis berichten können von aktuellen Anwendungsfällen, Anwendungsmöglichkeiten, die KI-basierten Lösungen in der Praxis einzusetzen. sehr schön. Im Immobilienbereich gibt es ja super viele Anwendungswelle, würde ich sagen. Ich habe mich da auch mal mit beschäftigt mit so ein paar Testprojekten. Und das ist ja von, ich habe irgendwie eine Wohnung, ich muss die bei kleinen Anzeigen annonzieren, dann muss ich einen Text schreiben, den kann ich mit KI generieren lassen. Dann kann ich, wenn ich die Anzeige fertig habe, die nochmal prüfen lassen und sagen, hier, schau dir die mal an, ist alles drin, wie gut ist die? Mhm. ich ein Angebot einholen muss von Handwerkern, die da was reparieren sollen. Also das geht ja in die unterschiedlichsten Richtungen. Worum geht es denn da bei dir aktuell in deinen Projekten? Ja, aktuell ist es so, dass ich ein Projekt auf jeden Fall betreue, wo es darum geht, KI-basierte Lösungen im Bereich der Immobilienverwaltung einzusetzen. Also da geht es darum, dass Verwaltungsdienstleister, die natürlich sehr viele Objekte betreuen, die Prozesse KI-basiert automatisieren möchten, die Kommunikation KI-basiert gestalten möchten an der Stelle. Und das sind verschiedene Einsatzmöglichkeiten natürlich auf dem Tisch, die wir da gerade diskutieren, angefangen von einem KI-Telefonassistenten, sodass die Immobilienverwaltung an sich 24 Stunden erreichbar ist und auch am Wochenende erreichbar ist, für Anfragen der Mieter zum Beispiel. Zum anderen geht es darum, den Kontakt mit verschiedenen Handwerksunternehmen aufrechtzuerhalten, die dann bei verschiedenen vielleicht auch Themen eingreifen. Da geht es sowohl Problembehandlung an der Stelle als auch Neubau, weiterführende Sanierungen. Und zum anderen geht es dann auch noch ⁓ das Thema Abrechnung, also Finanzen, Nebenkostenabrechnung, Nebenkostenerfassung. Wie wird das gesteuert? Mh. beziehungsweise welche Möglichkeiten es spezielle Automatisierungen zu hinterlegen, sodass die Verwaltungstätigkeit der Immobilienverwaltung schlanker wird und effizienter wird. Ja, super spannend. Wir haben das ja auch schon mal angesprochen. Ich hatte auch mal so einen Voicebot gebaut für Immobilienverwaltung, der dann rangeht, mal das Anliegen erfasst, strukturiert, dann wird das hinten raus noch in einem Ticketsystem angelegt. Und dann hat man eine Priorität drin, man weiß, ist das jetzt super dringend oder kann das auch noch einen Tag warten. Das entlastet ja dann da auch im Büro und hoffentlich hilft es dann auch, dass die Mieter da schneller eine Antwort bekommen. Ist das so die Richtung, in das bei dir geht? Also wie kann ich mir das konkret vorstellen, was da dann passiert? Absolut. Also im Moment ist die Hauptrichtung und der größte Need gar nicht so, dass wir jetzt den KI-Voicebot installieren. Der ist jetzt mitgedacht, aber nicht auf der Prio 1-Liste. Weil ein anderes Thema Prio 1 hat absolut, zumindest in diesem Fall jetzt und zwar das Thema Belegautomatisierung hat absolute Prio 1. ⁓ sind halt, wenn du Mh. wie gesagt bei einer Immobilienverwaltung sehr viele verschiedene Objekte betreust mit ganz vielen Mietern, ganz vielen Handwerksbetrieben, ganz vielen Dienstleistern bezüglich Heizungsstrom, Wasser etc. Dann hast du natürlich am Ende des Tages eine Flut von Belegen, Abrechnungen, E-Mails und so weiter, die du in irgendeiner Form verarbeiten musst, im normalen täglichen Doing anfallen. Und dazu kommt dann wirklich auch noch, dass du dann Schadensmeldungen an der Stelle mitdenken musst. Und Schäden zu betreuen, da kommen ja dann wieder Belege rein, sei es vom Handwerksbetrieb, sei es Belege an der Stelle, kann ja auch eine Anfrage sein. Und das Ganze soll dann in einem CRM-System komplett abgebildet sein. Also wer macht was wann, also Termineintragung, als auch praktisch die Abrechnungsdaten. Wann kommt es rein, wann wird es für das Objekt ABC gemacht, wann geht es an die Mieter und so weiter. Also alles wollen die dann in einem System haben. Das sind eigentlich zwei verschiedene Ansätze, würde ich sagen. Ist spannend. Natürlich ist es hilfreich für die Immobilienverwaltung, weil sie dann einen kompletten Überblick hat und die Sachen automatisch laufen. Du dir vielleicht vorstellen, du so viele Einheiten betreust, kommt da schon ein ganzer Berg zusammen. Es kostet immense Ressourcen und Zeit, sich da durchzuarbeiten. Es geht wie erfasse ich das am schnellsten? Welche Möglichkeiten haben wir? Und wie verarbeite ich das auch gleich? In Bezug auf ... Verarbeitung, Rechnungserstellung, Abrechnungserstellung und so weiter. Hm. Da liegt der Painpoint. Prio 2 ist dann natürlich, wie erwähnt, der Telefonassistent, der ist aktuell in den Hintergrund gerückt, weil er natürlich an der einen Stelle für eine gewisse Ressourcenentlastung sorgt. Andererseits ist es aktuell nicht der größte Pain. Somit ist aus meiner Sicht von dem Projekt her gesehen die Priorisierung richtig, weil eben Mhm. der Belegflut ist eben anzusetzen und da, glaube ich, ist noch ein Weg zu gehen. Belege, also die Problematik ist nicht, die an sich zu verarbeiten, sondern die richtig zu erkennen und zuzuordnen. Weil du hast ja auf dem Beleg immer irgendwo eine Kennzeichnung für welches Objekt, für welche Wohneinheit etc., BP. Und das richtig zuzuordnen ist ja eigentlich die größte Herausforderung für den einzelnen Mitarbeiter, aber dann auch natürlich für die für die KI-gestützte Lösung, weil das muss ja zuverlässig funktionieren. Und da ist die Herausforderung am größten. Und wenn das funktioniert, dann haben wir natürlich da einen großen Painpoint abhaken können. es geht mit verschiedenen Tools. Das ging bis vor einem Jahr noch nicht. Aber damals, so ungefähr vor einem Jahr, Anfang 2025 kamen die ersten brauchbaren und einsetzbaren OCR-Erkennungstools raus, mit denen wir da jetzt natürlich versuchen, die Thematik der Belegerkennung richtig aufzusetzen. Also vor zwei, drei Jahren wäre das wahrscheinlich so zuverlässig, hätte nicht funktioniert, sondern da hätte es wahrscheinlich noch eine hohe Fehlerquote gegeben. Und da an der Stelle ist jetzt halt im Endeffekt der Use-Case mit der Prio 1, Prio 2 KI Telefonassistent, können wir dann mal Mhm. nachgelagert haben, weil dann haben wir das CRM-System schon so aufgebaut, dass es so customized ist, wie es gewünscht ist. Und dann kannst du natürlich relativ leicht verschiedene andere Lösungen nachziehen, die dann nochmal gewisse Prozentzahlen an Ressourcenschonung bewirken. Ja, sehr spannend. Ich glaube, viele Menschen unterschätzen, wie aufwendig und komplex solche Projekte dann am Ende doch sind. Also es ist natürlich sehr sehr leicht geworden, sich so einen Voice-Agenten zu erstellen. Aber der muss ja auch in dieses System reinpassen und muss da in die Prozesse an den richtigen Stellen reinpassen. müssen die Informationen danach da landen, wo sie dann auch landen sollen. Mhm. Und wenn es dann so ⁓ Abrechnung und Belegerfassung geht, für verschiedenste Objekte, Baustellen, Vorfälle, dann wird das ja auch sehr schnell sehr komplex. Wie geht ihr da vor? Also wie fangt ihr an, damit man überhaupt bei dem, was da alles ansteht, weiß, was machen wir denn jetzt als erstes? Womit starten wir mit welchem Prozess? Mhm. Ja gut, wie fangen wir an? Wir beginnen jetzt damit, mit ein, zwei kleinen Workshops, sag ich mal, zu identifizieren, wie der Status quo bei der Belegerfassung und Verarbeitung überhaupt aussieht aktuell und wie der Prozess aussieht. Ich glaube, es gibt schon, was ich bis jetzt gesehen habe, einen sehr guten Prozess. Jedoch ist er schon sehr aufwendig abzubilden und extrem zeitintensiv. Und den würde ich jetzt zerlegen in verschiedenen kleine Prozesse. damit wir immer die gleiche Belegerkennung für das gleiche Thema identifizieren und nicht fürs gleiche Objekt, weil den kann ich ja dann kopieren. Darum geht's. ich habe ja einmal den Beleg, sage ich jetzt ganz ehrlich, den mit der Nebenkostenabrechnung, da hast du ja immer die verschiedenen Input-Streams, die da kommen mit Heizung, Wasser, Strom etc. je nachdem was anfällt. Grundsteuern, die muss ja dann vom Vermieter auch gemacht werden etc. Kommunikation. Dann hast du das Thema mit der Baustelle, du angesprochen hast, Sanierungstätigkeiten und so weiter. Und das muss zerlegt werden. Und so gehen wir davor. Wir zerlegen das in kleine Einzelprozesse, damit jeder Prozess ganz genau, nischig praktisch in der Nische sein Thema genau abarbeiten kann. Und die orchestrieren wir am Ende zum Gesamtbild. So wird es aussehen. Ich denke, da sind wir in dem Fall sehr gut aufgestellt, weil die Prozesse bereits so... da sind, wir müssen sie jetzt adaptieren auf die neue Verarbeitungslogik, sage ich jetzt mal. Das ist die Herausforderung. Der Vorteil natürlich ist, dass der Interessent natürlich genau das möchte. es ist nicht so, dass wir sagen, wir könnten dies und diese Lösung für Sie machen oder implementieren und dann gibt es große Augen so, das geht, sondern andersrum ist es so, Mmh. Ja. Das Interesse muss ja von beiden Seiten da sein, dass man da in eine Richtung arbeitet. Und das ist absolut gegeben. Und da liegt der große Vorteil hier, dass ich sagen kann, ich mache verschiedene Vorschläge. Der Kunde weiß natürlich seinen Prozess am besten bzw. kennt natürlich am besten, was möchte er haben und wie sieht es in der Praxis aus vor allem. Also das ist jetzt nichts, auf dem Reißbrett in irgendeiner Form mal gebaut wird und dann mal gucken, wie es dann funktioniert. Natürlich müssen wir eine Testphase haben. wo wir sehen, wie du gesagt hast, am Ende ist es komplexer, als man denkt. Weil die Idee, die ja oft draußen kursiert ist, weil wir jetzt die Möglichkeit haben, oder viele Sachen KI-basiert darzustellen, zu automatisieren, autonom laufen zu lassen, sind es ja nur drei, vier Klicks. Dann gucken wir mal nach und dann kommt genau das raus, was ich möchte. Und das ist es genau nicht. ich hatte gestern mit einem anderen... Diskussion auch genau zu diesem Thema. ging genau ähnlichen Sachverhalt im Bereich Immobilienverwaltung. Und da fiel dann der schöne Satz, aber das ist doch nur ein Agent. Hm. Und ich sag so, okay, was bedeutet das eigentlich? Die Aussage, das ist ja nur ein Agent. Und da war eben wirklich die Vorstellung, dass man das natürlich in zwei bis drei Stunden alles einfach zusammenklickt. Und als ich dann ausgeholt hab, was der Agent eigentlich alles braucht an Anbindung, an Möglichkeiten, wo er nachsagen muss, wo ich gesagt hab, wir bräuchten für die Thematik eine Vektor-Datenbank zum Beispiel, in der er sich dann praktisch Informationen besaugen kann. Dann kam auch die Erkenntnis, dass das eventuell bisschen komplexer aussehen könnte, als die Erstvorstellung war. Da liegt es dann dran, was du gerade erwähnt hattest. So ein System ist am Ende, wenn es läuft, natürlich toll und bringt dir relativ viel Erleichterung, wenn das getestet ist und implementiert ist und genau das tut, was man möchte. Aber am Anfang ist es wirklich so, dass man das nicht innerhalb von Hmm. ein, zwei Stunden mal zusammenklickt mit drei Klicks, weil angeblich irgendwelche Plattformen alles so leicht machen jetzt. Du musst ja schließlich schon noch wissen, was gebe ich auf der Plattform wo mit und wie füge ich die Puzzleteile aneinander, sodass das gewünschte Ergebnis rauskommt. Und da scheitert es dann aus meiner Sicht bei den meisten Projekten, dann jeder, der in der Plattform sich mal eine Stunde bewegt hat, egal ob ich jetzt NNN nehme oder andere Plattformen oder... Das Ganze auf Langdog-Bau zum Beispiel ist es ja so, du musst dich mit den Themen befassen, du musst dich schon in die Plattform reinarbeiten, du musst auch wissen, wie solche Daten verarbeitet werden und wo sie abgelegt werden können, wie sie verarbeitet werden. Und da liegt dann aus meiner Sicht auch genau der Gap zwischen dem was man der Vorstellung und der Realität in der Anwendung, weil ich sag mal so, es wird so dargestellt, als wäre es immer ganz trivial, sich solche Anwendungen zu bauen, die alle total Fancy sind. Und da gibt es auch tausende YouTube-Videos dazu, wie man innerhalb von zehn Minuten sich unfassbare Sachen erschaffen kann. Ich denke, wenn man den Background nicht hat, dann kann das durchaus bisschen länger dauern als zehn Minuten. Mh. Fall. Ich versuche das noch mal zusammenzufassen. Sehr spannende Punkte und im Prinzip, also ich bin ja angestellt in einer Softwareentwicklungsagentur und die machen das seit 20 Jahren und die Grundlage hat sich im Prinzip nicht verändert. Also auch wenn ich einen Prozess digitalisieren will, ob nun mit oder ohne KI, das ist immer komplexer als die Menschen denken. Also Auch wenn wir da irgendwelche Apps oder Plattformen bauen und da sollen bestimmte Funktionen rein, dann ist immer diese, ja das soll dann so und so laufen und dann kommen aber die Fragen, ist es, ja woher kommen denn die Daten? Woher weiß der User, was er tun muss? Und so weiter und so fort. Also da ist häufig... Mhm. geht es entweder in die eine Richtung, es wird komplett überschätzt, also man sagt, die sollen sich einloggen, ja gut, Login ist geklärt, da gibt es fertigen Code für, das baut man ein und fertig, aber wenn es dann ⁓ so ein individuelles Ding geht, wo was passieren soll, dann ist das einfach deutlich mehr Aufwand da erstmal durch den Prozess durchzusteigen. Und da gehen wir tatsächlich auch genau so vor. Wir versuchen diesen Prozess kleiner zu machen und zu gucken, welche Schritte sind da drin und mit welchen Schritten können wir anfangen, einfach mal zu starten und was testen zu können. Und dann kann man den Prozess erweitern und komplexer machen. Und ich glaube, genau das ist die Vorgehensweise. Die funktioniert. weil du auch gesagt, wenn ich auf dem Reißbrett entwickle und ich baue da ein riesen System hin und fange dann an zu testen, wird auch nicht funktionieren, weil dann ist man schnell frustriert, funktioniert nicht so wie man gedacht hat. Genau, ja, spannend da mal zu sehen, wie die Vorgehensweise ist bei so einem Projekt. Vielleicht können wir zum Abschluss noch einmal Inspiration sammeln für aus der Immobilienverwaltung. Mhm. ich häufig mitbekomme, dass Menschen denken, AKI, die kann ja alles, aber was kann sie denn wirklich, womit fange ich an, was kann ich machen? Und wenn ihr jetzt aus dem Bereich kommt... kann man ja auch, also wie wir jetzt gesagt, Prozesse dann zu automatisieren, das ist komplex. Aber man kann ja auch einfache Sachen schon mal ausprobieren, jetzt einfach in ChatGPT oder Clot oder so. Was würdest du sagen, fallen dir da so 1, 2, 3 ein? Ich würde dann ergänzen, was kann man da machen? Okay, wenn du jetzt sagst, wir wollen uns da mal ran tasten an das Thema, da würde ich sagen, zum einen, wenn es jetzt im Immobilienbereich ist, versucht man erst mal, es zu schaffen, dass ein Beleg digital erkannt wird und die Daten aus dem Beleg ausgelesen Mit einem ganz einfachen. Das ist, glaube ich, einfache, nimmt einen einfachen Beleg eine Rechnung von irgendwas und versucht, dass die Daten dann landen. meine jetzt nicht, gibt es ja diesen spannenden News-Kiss, habe ich auch schon gesehen, da wird der Beleg gescannt und da wird der Dateiname so geändert, dass in dem Namen alles drin steht. Und der wird dann ausgelesen. Das ist schön, ist aber nicht zielführend, weil dann muss ich ja die Datei wieder benennen. wenn ich das nicht manuell mache, wie soll das dann automatisiert gehen, wenn der Beleg nicht ausgelesen? Also das wäre eine Fall, versucht man Belegserkennung. Die Modelle sind aktuell gut genug dafür. Es gibt aber auch Spezialmodelle mit OCR-Tex-Erkennung, die diese Belege wunderbar auslesen. Das andere ist, man könnte sich mal mit verschiedenen Tools beschäftigen, die bereits verschiedene Prozessautomatisierungen implementiert haben. Mhm. dass man die Tools in der Free Version testet. Da kommt man zwar jetzt nicht ans komplette Ziel, sag ich mal, weil umsonst ist nichts. Jedoch kann man natürlich schon testen für einen gewissen Zeitraum, beziehungsweise mit sehr abgespeckter Version, was diese CRM-Tools können oder leisten könnten. An der Stelle ist es natürlich so, es gibt Massen an Tools am Markt, die Features natürlich haben und da muss man natürlich schon sehen, mit welchem Tool man arbeitet. Also ich gebe jetzt mal ein kurzes Beispiel, was so ein Tool wäre, aus meiner Sicht, was zum Testen oder zum Sammeln von Erfahrungen gut wäre, das ist sowas wie Notion. Das geht für sehr viele Anwendungsfälle auch für den einzelnen Nutzer. Und da sieht er auch schon, dass er auf der Plattform verschiedene Automationen bauen kann. Es gibt ja auch Notion-Agents auch, die verschiedene Tasks machen. Natürlich brauche ich dann, da reicht nicht die gratis Version dafür. Ja, das ist klar. Aber in der Testphase kann man dann doch schon einiges testen, was diese Tools machen und wie das vielleicht dann auch abgelegt werden kann oder könnte. Solche Tools können das. Und da bin ich auch großer Freund von. Ja. das sind doch schon mal super Beispiele. Ich würde noch ergänzen, ich glaube, wenn man jetzt technisch nicht so Lust hat da so tief einzusteigen, aus einem Beleg strukturiert Daten rausholen, ist jetzt glaube ich auch nicht ganz so easy. Also da muss man schon dann auch Zeit investieren, damit das vernünftig funktioniert. Was man aber ja auf jeden Fall machen kann ist Mhm. Anzeigenerstellung zum Beispiel zu unterstützen. Dass man sagt, hier ich habe jetzt bei IMOscout meine Mietwohnung reingestellt, druck mir die Anzeige einmal als PDF, schmeiß den Chat-GPT und sag, check mal die Anzeige, wie gut die ist. So, dann kriege ich da schon mal Feedback und hab vielleicht Sachen, die ich optimieren kann. Und dann, was ich auch schon häufiger gehört habe, cool ist, wenn ich eine Wohnung renoviere und ich möchte aber schon mal eine Anzeige hochstellen mit Fotos, aber eben nicht von der Baustelle. Dann kann ich ein Foto nehmen von dem Raum und dann mit KI, mit den Bildgenerierungstools. Google würde sich zum Beispiel anbieten mit Nano Banana, dass ich sage Erstelle mir den Raum im Design mit Möbeln möbliert, wie auch immer ich das dann genau haben möchte. Und dann habe ich ein Bild und dann hat man eine Vorstellung, wie sieht der Raum am Ende aus. Das vielleicht auch ganz cool für das Projekt. Und man kann halt schon den Mietern und Mieterinnen so einen Eindruck vermitteln, wie sieht das irgendwann mal aus. Und das sieht meistens ziemlich gut aus. Genau. Ja, staging digital. Genau, Staging Digital, bisschen günstiger als wenn man da Möbel reinstellen muss und so. Das funktioniert auf jeden Fall ganz gut. Ja wunderbar, dann haben wir doch einen guten Rundumschlag für Immobilienverwaltung, vielleicht auch für Immobilieninvestoren. Sehr schön. Was machen wir beim nächsten Mal, Sven? und abwarten. Ja, beim nächsten Mal bieten wir wieder was für den End-User und zwar, wir kennen das ja, wenn man sich Stunden und Tage lang beispielsweise in Tools wie PowerPoint austoben muss, ⁓ eine Präsentation zu erstellen und da gehen wir darauf ein, wie wir KI-gestützt Präsentationen erstellen können und das deutlich zeitreduzierter als es vielleicht in der Vergangenheit der Fall war. Yes, sehr schön. Das wird sehr spannend. Ich freue mich drauf. Ich danke dir Sven und wünsche euch noch einen schönen Tag und bis zum nächsten Mal. Ciao, ciao. Danke Törge, euch allen einen schönen Tag und bis zum nächsten Mal. Macht's gut. Ciao.