WhatsApp im Handwerk: Die unsichtbare Produktivitätsfalle

0:11 Hallo und herzlich willkommen zu einer neuen Bauimpulse Podcast Folge, wie immer der Podcast für Gestalter anstatt Verwalter. Und genau deswegen schauen wir uns heute genau an warum ich der Meinung bin das WhatsApp für euch da draußen an vielen Stellen ein Produktivitätskiller ist. Ja insgeheim dienen wir dieses Tool auch.

0:32 Ich habe es im Urlaub gerne im Einsatz wenn ich einen Tisch reservieren muss. Abitklassentreffen organisieren müssten, wenn man in Kontakt stehen kann zu Leuten die mit denen man selten Kontakt hat. Das gibt manche Wollzeitschätze, das chatte ich einmal im Jahr mit. Da wünscht man uns gegenseitig immer alles Gute zum Geburtstag.

0:51 aber das ist auch einer der Hauptvorteile. Ich erreiche jeden jederzeit und überall. Das ist Fluch und Segen zugleich. Und warum? Als Fluch ist das Teil dieser heutigen Podcastfolge eben unternehmen bei euch. es ist an vielen Stellen einfach extrem giftig und da ist es wie überall bei jedem gift die dose machts und die verabreichungsform macht auch und deswegen schauen wir uns das genau jetzt ein bisschen genauer an.

1:19 also das erste themen fällt über dass man heute sprechen ist die Psychologie, die uns da dahinter steht. Warum uns dieses WhatsApp fertig macht? Bewusst und unterbewusst! Dann habe ich im zweiten Teil der Folge heute ein bisschen die Chefperspektive versus die Mitarbeiter-Perspektive da. also was bei euch draußen auf der Baustelle ist.

1:36 so passiert ja bin mir sicher erkennt sich der eine oder andere wieder. und anhand von diesem Psychologie und an hand von diesen zwei Perspektiven sehen wir dann im dritten Themenblock von Heute das Kernproblem was da dahinten steckt. und jetzt schauen wir uns auch an und ich will euch wie immer nicht aus der Podcastfolge rauslassen, ohne noch ein bisschen was mit auf den Weg zu geben.

1:59 Deswegen habe ich gegen Ende noch drei smarte Tipps oder Regeln oder Gewohnheiten je nachdem wie man das betrachten möchte die euch diese Dosis wie viel von diesem Gift gelasse ich denn zu? Wieviel von diesen WhatsApp nutze ich in meinem Alltag im Unternehmen? da eben Tipps dazu wie ihr da ganz elegant raussteuern könnt oder andersrum Führungsverantwortung übernehmen könnte.

2:24 Gehen wir aber direkt mal rein zu der Psychologie dieses, ich nenn's mal, Psychologie des Chaoses. Warum macht das WhatsApp uns eigentlich fertig? Es ist ein WhatsApp an der Stelle im Platzhalter für Telegram Microsoft Teams und im Prinzip viele Nachrichten die unkontrolliert meine Aufmerksamkeit erregen können.

2:43 Social Media Kommentarigehörner genauso zu. Bei WhatsApp ist es nur so, dass die Ablenkung halt noch viel, viel größer ist. Weil tatsächlich viele Marketer da draußen auch sagen das WhatsApp ist das Thema Nummer eins weil die Leute lesen ihre WhatsApp Nachrichten immer und genau das ist Kern des Problems.

3:02 Das ist ein Dienst bei dem man die Nachrichten oft einfach lesen will, lesen muss, weil sie sich so schön vermischen mit angenehmen Vermischen mit Aufgaben, die man vielleicht Büro hat aber Aufgaben, die man auch im privaten hat. Planen von einem Stammtisch mit den Jungs oder oder oder allerdings wenn ich eine WhatsApp-Nachricht bekommen, wenn nicht eine Unterbrechung in der Form einer WhatsApp Nachricht bekommt so ist es richtig und ich bin gerade in der fokussierten Tätigkeit von irgendwas anders.

3:32 Ich schreibe grad ein Angebot, ich konfiere grad einen komplizierter Wärmepumpe oder oder dann kriege ich so ne Nachricht, dann unterbricht sie mich Die. Dr. Gloria Mark von der University of California hat in einer Studie herausgefunden, dass es bis zu dreiundzwanzig Minuten braucht, dass ich zurückkomme in den Fokus.

3:54 Ja, ich weiß nicht jede Tätigkeit ist so, dass sich so einen harten Fokus brauche aber dieses Unterbrechen sorgt eben dafür das man dann raus kommt. wie gesagt immer ein bisschen bei Hollywood. Ich zuge wieder raus über New York und wieder raus in den Weltall obwohl ich gerade schon irgendwie in einem Haus drin war und im Haus auf dem Tisch gerade schon im Film gesehen, was der Proband, was das Schauspiel grad ist.

4:19 Also so ein Rauszoomen obwohl ich eigentlich gerade schon ziemlich tief in die Szene drin war. Wenn ich dieses mir anschaue und es passiert am Tag öfters und es passiert am Tag einfach nur durch eine Unterbrechung von teilweise belanglosen Plinks. dann habe Natürlich relativ messbar und Produktivitätsfluss, aber ich habe noch was anderes.

4:39 Und das ist es, was uns am Ende vom Tag in so eine Art Entscheidungsmöglichkeit bringt. Ich hab ein loses Ende! Mit dem Gedanken bin ich nicht fertig geworden, denn ich hatte unser Gehirnmarkt. Wir mögen das nicht. Das ist der Grund warum ... So ganz so Checklist abhaken, weil wir gerne die Gedanken zur Ende denken.

4:59 Warum morgens nicht sogar raufstehen? Weil man den Traum gern zu Ende träumen. Wir sind konditioniert darauf dass wir erinnerlich an die Dinge eigentlich zum Ende machen wollen. Jetzt habe ich einen Gedanken, den denke ich und dann werde ich unterbrochen. Dann beantworte ich die Frage oder antworte halt demjenigen, der mich geschrieben hat Und dann gehe ich wieder zurück zu meinem Eigentlichen Thema das ich tun will.

5:21 aber ich hatte Gedanken von vorher nicht zu ende gedacht. Das subsumiert sich über den Tag hinauf, sodass ich immer müder in Anführungszeichen werde, Entscheidungen zu treffen. Dann bin ich am Ende vom Tag tatsächlich ziemlich geschafft und habe auch viel erreicht und gefühlt mit vielen Leuten kommuniziert.

5:39 Aber die Tiefengedanken, die Dinge, die man im Flow manchmal hat – zu denen bin ich dann nicht so gekommen? Ich hab es vielleicht sogar weiter getrieben aber ich hab's nicht zu Ende durchdacht Und das macht einen am Ende den Tages einfach auch fertig. Table of Content, also mit den Kapiteln. Und dann kannst du freitags auch falls du nicht dazugekommen bist kurz in deinem E-Mail nachschauen und gucken ey cool!

6:26 Das ist tatsächlich doch ein Thema das mich auch interessiert. Also hört gern rein jede Woche in dem Bauempulse Podcasts und jetzt geht es weiter mit der aktuellen Folge. ich wünsche dir auf jeden Fall viel Spaß dabei und vergesst nicht auf bauumpulse.digital.com die Community dich einfach anzumelden um keine folge mehr zu verpassen.

6:47 Es kommt aber noch einen andere psychologischer Effekt dazu Und es ist, ich nenne das jetzt mal Supermarkt-Problem. Wenn ja so Fehlalarme... Im Supermarkt gibt's auch diese Gates. wenn man da durchläuft und man hat was nicht auskennen lassen an der kasselnden Pieps des Es gibt es immer mal wieder dass die kaputt sind.

7:08 früher gab es öfters und Dann haben den Kassierer einfach das komplett ignoriert weil gesagt dann ist ein falsches positiver Alarm. Das heißt Ich gehe irgendwann raus achte einfach gar nicht mehr darauf. Das heißt, wenn mich dann mein Handy anbimmelt, dann habe ich über einen Tag gesehen vielleicht tatsächlich so ein... jetzt weiß ich nicht ob das Wichtig ist oder Unwichtiges.

7:32 Jetzt gucke ich vielleicht rein, gucke ihn vielleicht nicht rein. Das heisst es verwässert sich ein bisschen nicht. Wenn mir jemand sagt, wenn was Wichtiges da muss er mich eben anrufen und das Problem ist dann telefonieren die Leute am Ende des Tages wieder viel und das führt dann genau zu diesen. Ich kriege die Nachricht, ich antworte nicht sofort.

7:52 Der andere denkt auf der anderen Seite, er mag mich jetzt nicht mehr. Warum antwortet er mich? Wir stecken in einem ganz großen Kommunikationsfiasco drin! Ich fühle es auf der Psychologie aber gar nicht beide rum reiten. Ich glaube jeder, wenn das so ein bisschen sich reinhört und so ein bißchen sich reinspürt, der weiß es dann auch tatsächlich, welche Situation kennt jedes.

8:11 Welche Situationen sind nachvollziehbar? Jetzt gucken wir uns mal konkret an... Wie das für Chefs aussieht auf der Baustelle und wie das vielleicht auch für Mitarbeiter aussieht. Wenn du jetzt eine Führungskraft bist und du willst losfahren, morgens hockst dich ins Auto rein, willst du losfahren zu deinem Kunden weil du mit ihm eine Begehung machen möchtest.

8:33 Dann checkst du noch schnell deinen Handy und siehst du drei vier fünf Nachrichten von den Jungs die eigentlich auf einer anderen Baustell gerade irgendwas arbeiten müssen. Dann guckst du da rein und dann denkst du, wenn ich das jetzt nicht beantworte. Dann könnt ihr nicht weiterarbeiten oder dann landet es zwei Stunden später auf den Tisch oder ne Eskalieren die das an der falschen Stelle?

8:53 Dann hilft man denen, dann fährt mal los, dann beantwortet immer noch die eine Frage, denn schon glirrt nur rum und... Das ist quasi schon ein falsches Framing einfach sein. Manchmal fühlt man sich auch relativ gut dabei sind nach dem Motto hey schau mal her! Wie cool bin ich denn?! Ich kann das ja alles so nebenher organisieren.

9:12 Das ist aber tatsächlich, wenn wir in der Psychologie die Unterprägung von. eigentlich will ich mich vorbereiten auf den Kunden zu dem ich fahre. Ich habe zwar zwei trellose Enten von meinen Mitarbeitern erledigt, hab aber selber noch wieder zwei treillose Ente und weiß genau, wenn ich das bis heute Abend nicht entweder eingetütet oder dokumentiert habe oder irgendwie weitergeführt habe dann gehe ich heute Abend nach Hause und dann versande das dann geht es unter und dass teilweise richtig viel Geld wird.

9:42 Aber ich habe halt auch Zeit verloren. Ganz offensichtlich habe ich zu dem Zeitpunkt Zeit verloren, dann sind wir schnell mal viertel Stunde weg, zwanzig Minuten weg und dann tauche ich beim Kunden auf und kann immer sagen es war der Stau oder so was. aber eigentlich ist es oft dieses ständige erreichbar gewesen sein unständiger Ansprechpartner zu sein das man im Unternehmen zementiert hat wenn man gesagt hat hey wenn was ist schreibe meine Nachricht Und das ist etwas, also bevor der Motor überhaupt losläuft habe ich schon ein paar giftige Dosis, eine giftige Dose WhatsApp-Kommunikation zu mir genommen.

10:21 Wenn ich jetzt aus der Chef-Taspektive das anschaue dann... Ich hab's vorher schon kurz erwähnt, da gibt es auch diese Situation, dass ich scheinbar denke, hey! Ich bin Supermanager, aber sicher alles gewirkt krieg'. Aber wie gesagt, denk dran am Ende vom Tag hast du Karos ein paar Losenden und egal ob du jetzt auf dem Liegestuhl bist im Urlaub oder ob du bei deinen Kindern im Kindergarten sitzt und den zuhörst.

10:50 Wie sehr liegt Trellern? Du machst dein WhatsApp auf und dann bist du nicht in super erhält weil du deine Unternehmen managt sondern bist eigentlich rausgerutscht aus einer fokussierten Tätigkeit hinein in so einen Ich nenne es jetzt einfach mal Führungskaus, also einfach diese Lose enden. Und wenn du jetzt aber noch eine Stufe weiter guckst dann hast du die anderen Perspektiven nämlich die Mitarbeiter und für die wir ja auch oft mitdenken müssen und in ihre Perspektive und in mir auf die Dinge immer wieder einnehmen wollen.

11:29 Jetzt bist du Mitarbeiter und kriegst von deinem Chef gesagt, wenn was ist schickst du mir eine Nachricht? Der richtet vielleicht sogar eine WhatsApp-Gruppe ein für die Baustelle und du denkst so total cool ist der Legitime Weg. Dann schickt dir deinen Chef irgendwann mal, weil er eben gerade im Auto sitzt und von Kunden noch was mitbekommen hat und dir eine WhatsApp weiter leitet, schickt ihr das dann noch schnell durch?

11:52 Du als Mitarbeiter bist schon auf der Baustell, hast es auch schon angefangen, kriegst Nachricht, guckst das an und denkst oh ja stimmt! Das ist richtig, das machen wir heute auch noch. aber gleichzeitig siehst du das halt noch drei andere offene WhatsApp-Jets da sind. Und das ist das, was ich eingangs gesagt habe!

12:07 Das ist der Stammtischplanung mit den Kumpels... ...das ist das Klassentreffen, das ist die Fotos von den Enkeln oder von den Großeldern. und dann hockst du da als Mitarbeiter bis dann nochmal drei, fünf Minuten beschäftigt damit, anderes Zeugs also diese Ablenkung abzuarbeiten. und im schlimmsten Fall Merkst du denn noch, oh da gibt es eine neue Status-Meldung und dann bist du nochmal drei Minuten beschäftigt mit den Statusnachrichten.

12:32 Und da musst du denen ja auch noch quittieren. Dann bist du eigentlich gerade mitten drin gewesen jetzt immer wieder bei diesen fokussierten Arbeiten von der Psychologie vom Anfang. Auch die Mitarbeiter haben das, die fuchsen sich in was rein, überlegen sich den Schaltplan oder wie sie die Maße anzeichnen wollen oder oder oder.

12:50 Und dann kommt diese Nachricht, dann gehen Sie rein, dann gucken Sie wie gerade gesagt noch Ihren privaten Kram durch Dann gehen sie zurück zur Arbeit und dann sind die eben auch unterbrochen. Und nicht nur diese fünf Minuten, sondern das ist auch die Unterbrechung wieder reinzukommen in die vorherigen Gedanken.

13:04 Und dadurch es ist dann auch dieser Verlust der Produktivität und dadurch entstehen nachher wieder Fehler, die nach außen Schlamppigkeitsfehler sind aber teilweise einfach nur durch eine Arbeitsunterbrechungen zustande gekommen sind. also wir unterbrechen mit diesem Bling-Bling auch den Flow der Mitarbeiter und geben ihnen offensichtlich auch legitimiert, also zementiert im Unternehmen die Erlaubnis.

13:32 so kommunizieren wir. Und das jetzt an der Stelle abgeschlossen ist wenn man alles zusammenzählt über das was wir gerade gesprochen haben. Das große Problem das eigentlich dahinter steht wenn man mal versucht durchzuschauen durch dieses Dickicht dieser Kommunikationsprobleme Wählende digitale Infrastruktur.

13:56 Es ist, was da auch entsteht. Das springt heute die Podcast-Folge. aber was auch entstehlt ist dass man sowas wie Verantwortungstiffusionen haben das heißt keiner fühlt sich für diese Sachen wirklich verantwortlich. Wir haben eine Entscheidungsmöglichkeit für die Chefs, das hatte ich vorhin schon kurz angesprochen.

14:12 Da kann man auch eine eigene Podcastfolge dazu machen. Im Grunde geht es aber darum man meistens nicht miteinander klar hat, wer wann wo mit wem warum spricht. Und das ist etwas, dass ich gerade auch am erarbeiten bin, wenn du jetzt Podcast-Hörer bist und du möchtest da ein bisschen mehr dazu haben, dann geh und melde dich direkt mal auf www.baumfulzi.digital.com bei der Community an weil es wird zu dem Thema Kommunikation im Unternehmen ein zweisheitiges Cheat-Cheat also eine Kennen wir auf Neutritsch, ich muss mal gerade zu überlegen was Deutsch spricht.

14:52 Ein Plakat! Genau es wird ein Plakat geben wo jeder in seinem Unternehmen die Regeln festhalten kann wie und wo und wann und wer mit wem, warum kommuniziert, wie eskaliert wird das ihr tut oder auch weil sie nicht tut? Das ist für jedes Unternehmen unterschiedlich. aber wichtig ist dass man sowas hat.

15:11 Und wie gesagt, melde dich an und wenn du sobald es dann da ist stelle ich's da rein. Mit einem kleinen Erklärung kannst du das auch tun und für dich in deinem Unternehmen umsetzen. Jetzt zu den drei smarten Tipps die ich eingangs erwähnt habe. Das erste ist nutzt den Fokus-Modus. Erklärt euren Mitarbeitern wie man diesen Fokus Modus einstellt.

15:30 Im iPhone heißt der Fokusmodus bei Android weiß ich gerade ehrlich oder nicht aber es gibt meistens genau sowas selbes wo man einfach einstellen kann, in welchem Zeitraum möchte ich nicht unterbrochen werden. Da kann man dann eine Regel festlegen und sagen Telefonanrufe gehen durch aber zum Beispiel WhatsApp oder Telegram oder so sind gehen nicht durch.

15:51 für die, die sagen hey wir haben so einen Regelwerk und wir nutzen zb Memo meister könnte man sagen Memo Meister geht durch sodass die Handys ein Unlicht unterbrechen. Und deswegen ist es so wichtig dass man so ein Eskalationsthema aufbaut weil Man muss natürlich erreichbar sein, aber nicht wegen dem Quatsch.

16:08 Das ist dieses Kommunikationsplakat. Das aufzubauen, das könnt ihr im Prinzip jetzt schon machen. Wenn ihr was eben wie gesagt drauf wartet dann gibt es eins von uns und dann wird euch das auch noch ausführlich erklärt und da kann es sein dass es da auch eine Podcast-Folge dazu gibt. Was auch wichtig ist, ist feste Sprechstunden oder Ablautzeiten.

16:31 Das ist so der dritte Tipp. Also das erste Tipp Kommunikationsplakat, zweiter Tipp Fokuszeit nutzen und dritter Tipp eine Sprechtunde oder ablautzeit einrichten. Man kommt ja um dieses WhatsApp prinzipiell nicht drum herum. ich bin auch kein Fan davon es komplett zu verbieten. man muss eben nur festhalten was wird da drin kommuniziert?

16:50 Und vor allem auch wann mit wem und was eben auch nicht. Und dann kann man zum Beispiel sagen, hey immer um fvm.fv, kurz vor der Mittagspause und immer wenn er die Baustelle verlässt, guckt natürlich da rein weil, wenn es was Wichtiges wäre, wär's anders kommuniziert worden? und für alle anderen Sachen könnt ihr da locker reingucken.

17:08 Für Memo-Meisterkunden empfehlen wir sowieso zu diesem Zeitpunkt die Baustellen Bilder hochzuladen, beschriftet Hochzuladen, weil das auch ein so kleiner Reflexionsmoment ist Unterbricht es einem einfach nicht immer, weil trotzdem auch in die wichtigen Sachen wird dann gedacht. Wenn ja jetzt gegen Ende dieser Podcast-Folge noch ... hab ich noch zwei Sachen.

17:34 also das eine ist, habe ja schon viele Folgen gemacht zum Thema Führung und wir sind ja Führungskräfte nicht nur im beruflichen Kontext sondern auch im privaten so bei mir auch gewesen. Der eine oder andere von euch der Kinder hat erkenntes Es gibt so WhatsApp Gruppen für die Eltern einer Klasse. Da ging es halt immer hoch her, wenn ein Kind krank war.

17:54 Dann waren wir immer gute Besserung, gute Besseren, gute besseren. Manchmal noch am elfhru threißig kam eine WhatsApp-Nachricht, gute besserungen. und dann habe ich kurz den Chat schon geschalten und hab gedacht, das ist jetzt aber auch doof weil wenn da was Wichtiges drin ist krieg ich's ja nicht mehr mit.

18:09 und dann hab' ich Führung übernommen bin in die Gruppe reingegangen und hab einfach geschrieben hey können wir uns alle darauf einigen dass wir alle immer an jeder Zeit allen unseren Kindern gute Besserung wünschen und dass man diese Kommunikation nicht mehr in der Gruppe führen. Und dann gab es, auf diese Nachricht gab's dann sechzehn Likes hoch.

18:27 ja offensichtlich habe ich den Nerv getroffen von vielen außerdem die im guten Besserungen geschrieben haben. Die haben das da noch eins, zwei mal gemacht aber sich dann relativ schnell auch umgewöhnt. jetzt konnte ich die Gruppe wieder kann ich sie entsperrt lassen also nicht auf Stumm und weiß wenn da drin was läuft.

18:44 ist es tatsächlich wichtig Finde ich, vielleicht müsste ich es sogar als Tipp Nummer vier verpacken. Aber das ist etwas wo ich jedem von euch mitgehe Wenn's euch stört wenns euch nervt in der Gruppe dann nimmt er einfach setzt euch den Hut auf und sagt auch wenn ihr nicht Administratoren seid. Ey so wie sich hier kommuniziert wird da müssen wir uns ein paar Regeln halten.

19:04 Das kommt echt immer gut an Und genau das ist ja das was sie vorgesagt hat braucht er einfach auch für euch in eurem Unternehmen. Wenn du jetzt noch tief an dieses Thema einstellen willst und wissen willst wie man das mit dem Tool, wie Mimomeister machen kann. Dann schaut ihr auf jeden Fall die Aufzeichnung vom Macher-Mitwoch Nr.

19:21 sixty an. Das sind drei Gründe warum WhatsApp eure Baustellen sabotiert. Es kann sein wenn du ein ganz schneller Hörer bist dass der die Nr.,Sechzig noch gar nicht live war also dass wir diesen Macher Mittwoch noch gar nichts gemacht haben selber verhasst wird weil wir den ja immer einmal Mittwochen machen.

19:40 dieser ist jetzt Mittwochs und wir schauen uns an. wenn das mit Mimo Meister besser aufstellen kann. Jetzt wünsche ich euch allen, auf jeden Fall eine gute Zeit! Wir sehen uns und wir hören uns wieder nächsten Freitag im Podcast. Gehabt euch wohl! Tschüss!