Schema F im Jahresgespräch? Wie Sie Ihre besten Mitarbeiter vergraulen und Ihre Autorität versenken #353

0:00 Heute geht es um das Jahresgespräch für Führungskräfte. Erstens, was ist eigentlich ein Jahresgesprech und wie bereite ich es vor? Zweitens, wie erstelle ich einen individuellen Leitfaden – und wofür?! Und drittens, wie überbringe ich schlechte Nachrichten richtig! Aus dieser Folge werden Sie drei wertvolle Tipps mitnehmen die Ihnen des führen fruchtbarer Jahresgespreche erleichtern.

0:31 Willkommen bei Leben an der Spitze, dem Sea Level Podcast für Kölner im Topmanagement. Für alle die nicht nur oben ankommen wollen sondern dort auch souverän wirksam und mit viel Freude gestalten wollen! Ich bin gut unhappig und ich begleite Menschen die mitten im Sturm stehen oder bewusst auf dem Weg dorthin sind ins Sea Level.

0:57 Leben an. Am Ende dieser Reise sind sie angekommen, als Souveräne unersetzliche Führungspersönlichkeit auf Sea Level. Die gesehen, gehört und geschätzt wird – und die ihren Traum legt! Jahresgespräch vorbereiten und führen. Das müssen Führungskräfte wissen. Darum geht's heute. Viele Führungen sehen Jahresgespreche als lästige Pflicht und haken sie nach Schema-F ab.

1:35 Ein Fehler! Denn in einem gut vorbereiteten Gespräch können Sie die Weichen für ein ganzes Jahr stellen. Aus Erfahrung weiß ich, im Jahresgespräch haben sie sogar die einmalige Chance eine Vision zu zeichnen, die Mitarbeiter hoch motiviert durchs ganze Jahr tragen kann. In der heutigen Podcastfolge zeige ich Ihnen wie Sie ein Jahresgesprech vorbereiten und durchführen.

2:03 Wenn Sie heute das erste Mal den Sea Level Podcast Leben an der Spitze hören, dann empfehle ich Ihnen sich unbedingt in den Galileo-Letter einzutragen. unter der Adresse www.galileominusinstitut.de slash newsletter slash. Im Galileo Letter bekommen sie ein paar gute Impulse wie Ihr Führungsalltag im Sea Level leichter wird.

2:27 Beginnen wir mit einer nicht rhetorisch gemeinten Frage Was ist ein Jahresgespräch. Während Sie Entwicklungsgespräche und Beurteilungsgesprächen mehrmals pro Jahr führen sollten, wird das Jahresgesprech genau einmal im Jahr meist am Ende oder zu Beginn des Jahres geführt. Die Inhalte des Jahresgespreches ergeben sich daher auch aus den vorangegangenen Entwicklungs- gesprechen.

2:58 Im Jahresgesprüchen ist es Zeit Bilanz zu ziehen Was ist gut gelaufen? Wo gibt es Verbesserungspotenzial, welche Ziele konnten erreicht werden und auch welche nicht. Und in welchen Punkten müssen Vorhaben ganz neu justiert werden? Im Jahresgespräch haben sie das große Ganze im Blick und sollten sich nicht im klein-klein des Arbeitsalltags verliern.".

3:26 Es geht nicht darum, die nächsten Wochen zu planen oder ein anstehendes Projekt zu optimieren. Vielmehr haben Sie hier die Chance gemeinsam mit Ihren Mitarbeitenden eine ganz grundlegende Strategie zu erarbeiten und einer Marschrichtung für das kommende Jahr festzulegen. Kurz – es ist DIE Gelegenheit eine inspirierende Vision zu entwickeln und Mitarbeiter auf ein gemeinsames Ziel zu verpflichten.

3:58 Nun wissen Sie, welche große Chance sie mit einem Jahresgespräch haben? Nun geht es natürlich darum – wie bereite ich denn so ein Jahresgesprech vor?! Auch wenn Sie glauben das mache ich mit links empfehle ich Ihnen Sie sollten jedes Jahresgespräch gründlich vorbereiten, denn sie haben nur einmal pro Jahr die Möglichkeit für dieses richtungsweisende Vier-Augengespräch.

4:23 Die Grundlage Ihrer Vorbereitung bilden dabei stets Ihre vorangegangenen Entwicklungsgespräche. Als allererstes erstellen Sie bitte einen individuellen Leitfaden. und wie machen Sie das am besten? Naja... Ich empfehle Ihnen vor dem Jahresgespräch, gehen Sie sämtliche Notizen und Gesprächsprotokolle durch die sie zu den besprechenden Mitarbeiter aufgezeichnet haben.

4:48 Daraus können Sie einen Leitfaden erstellen der das folgende Gespräch strukturiert. In drei Phasen können dabei folgende Fragen beantwortet werden in der ersten Phase da geht es um den Rückblick also zum Beispiel Was lief in den letzten zwölf Monaten besonders gut? Was waren die größten Erfolge des Mitarbeiters, welche Ziele könnten erfüllt werden und wo lagen die größte Herausforderung.

5:20 Die zweite Frage ist dann der Ist-Stand also wie ist die Zufriedenheit mit der jetzigen Arbeitssituation? oder gibt es aktuelle Probleme die einer Lösung bedürfen? Oder auch gibt es Möglichkeiten, die Effizienz der Arbeit zu steigern. Dann kommt die dritte Phase – Die Entwicklung. Wie soll es im kommenden Jahr weitergehen?

5:45 Was sind die persönlichen beruflichen Ziele und wie lassen sich diese erreichen? Sollen Weiterbildungen in Anspruch genommen werden? Was ist die Vorstellung des Mitarbeiters zur zukünftigen Karriereentwicklung? Wichtig! Jedes Jahresgespräch ist anders. Der von Ihnen erstellte Leitfaden sollte daher auch ein solcher bleiben und nicht zur starren Vorlage werden, die Sie nach Schema F abarbeiten.

6:15 Gerade in der letzten Phase eines Jahresgesprüches lenken sie den Blick in der Regel auf die Zukunft. Das ist der ideale Zeitpunkt um gemeinsam mit ihren Mitarbeitern oder IREM Mitarbeiter eine Vision zu entwickeln. Daumen Sie mir, die Vision ist eines der wirkmächtigsten Instrumente der Mitarbeiter-Motivation überhaupt.

6:39 Denn Mitarbeiter, die einer Vision folgen sind intrinsisch motiviert und arbeiten aktiv daran den bestmöglichen Platz im Unternehmen zu finden. Um ihren Mitarbeitern bei der Entwicklung einer Vision zu helfen sollten sie deren Stärken und Schwächen genau kennen! Wesentlicher Teil ihrer Vorbereitung auf das Jahresgespräch ist es, die Potenziale ihrer Mitarbeiter herauszuarbeiten um diese bei der Erarbeitung einer Vision unterstützen zu können.

7:09 Wollen Sie einen kleinen Tipp? Meine Klienten stelle ich im Coaching immer eine Frage, die nach meiner Erfahrung der schnellste Weg zur eigenen Vision ist. Angenommen sie könnten wie sie wollten und sie wüssten es würde gelingen Was würden sie tun So analytisch, akademisch sich diese Frage auch anhört?

7:32 quasi alle meine Klienten arbeiten in Bruchteilen von Sekunden auf diese Frage. Was mir zeigt? Das Gehirn findet sofort den richtigen Weg. und ein kleiner Ausflug. was ist wenn das Jahresgespräch zum Gehaltsgesprich wird denn viele Mitarbeiter nutzen das Jahres gespräch um ihr Gehalt neu zu verhandeln.

7:58 Ganz ehrlich, darauf sollten sie vorbereitet sein. Denn das heißt machen Sie sich Gedanken dazu wie wertvoll der jeweilige Mitarbeiter für Ihr Team und fürs Unternehmen als Ganzes ist. Notieren Sie sich konkrete Situationen in denen dieser Projekte vorangebracht hat! Auf dieser Basis können Sie für sich ein Gehalt festlegen, dass sie maximal zu Zahlen bereit sind und das den Wert des Mitarbeiters ehrlich widerspiegelt.

8:28 Auf diese Weise sind Sie vorbereitet wenn das Jahresgespräch plötzlich zum Gehaltsgesprächen wird und können überzogene Forderungen gegebenenfalls begründet zurückweisen. Drei Tipps für die Durchführung eines Jahresgesprechs Die Vorbereitung eines Jahresgesprächs ist essenziell, aber auch die Art der Durchführung entscheidet darüber wie das Besprochene angenommen wird.

8:55 Daher gebe ich Ihnen drei Tipps für die Durchführungen eines Jahresgesetzes, die Ihnen die Führung fruchtbarer Gespräche erleichtern. – der erste Tipp! Wie Sie schlechte Nachrichten richtig rüberbringen. Wie ich eben bereits sagte im Jahresgespräch ist es Zeit, Bilanz zu ziehen und auf dieser Basis das kommende Jahr zu planen.

9:19 Leider haben Sie dabei nicht immer nur Angenehmes zu verkünden – gut möglich dass sie im Jahres- gespräch schlechte Nachrichten überbringen müssen sei es weil die Performance des betreffenden Mitarbeiter hinter ihren Erwartungen geblieben ist oder weil sie eine Weiterbildung aus Budgetgründen ablehnen müssen.

9:38 Beim überbringen schlechter Nachrichten hat sich folgendes Vorgehen bewährt. Kommunizieren Sie klar und transparent! Machen Sie beispielsweise deutlich, warum sie mit der Leistung des Mitarbeiters nicht zufrieden sind. Sollten Sie schlechte Nachrichten überbringen müssen die nicht Ihrer inneren Überzeugung entsprechen stellen Sie klar dass Sie persönlich die Leistungen des Mitarbeiter wertschätzen.

10:06 Bieten Sie Lösungsoptionen an. Auf diese Weise geben sie auch schlechten Nachrichten einen positiven Spin und halten die Motivation aufrecht. Dazu mal ein Fallbeispiel, mein Klient Matthias. Partner in einem großen Beratungsunternehmen hält große Stücke auf seinen Mitarbeiter. Klaus Der engagierte Senior Manager ist sehr zuverlässig und immer für seine Mitarbeiter und Kollegen da.

10:34 Zugleich ist er eher introvertiert und zurückhaltend. Ein Mensch, der lieber legt als Gackert – wie es Matthias ausdrückt. Eben ein typischer Leistungsträger aus der zweiten Reihe. Matthias möchte das honorieren mit einer besseren Stelle und einem höheren Gehalt. Als er Vorgesetzten und Kollegen in der Runde von Klaus erzählt, erhält er allerdings ernüchternde Reaktion.

11:00 Es fallen Sätze wie «Mh, mir ist der nicht aufgefallen! Na ja wenn der gut wäre hätte ich ihn doch auf dem Schirm.». Mist! Am Ende ist klar, aus der Beförderung und dem Gehaltssprung wird erst mal nichts. Im Gespräch muss Matthias Klaus die schlechten Nachrichten überbringen. Dabei bleibt er transparent und erzählt ohne Namen zu nennen was passiert ist.

11:27 Klaus ich bin total enttäuscht über das Ergebnis. Ich finde es weder fair noch gerecht aber leider sind mir die Hände gebunden da in der Runde die Entscheidung getroffen wird muss ich mich daran halten. Es ist diese ehrliche, wertschätzende Kommunikation auf Augenhöhe – dank der Klaus die Hierops-Botschaft einigermaßen verdauen konnte!

11:54 Der zweite Tipp Achten Sie auf den richtigen Rahmen. Jahresgespräche sind sehr persönlich und sollten immer unter vier Augen geführt werden Und das idealerweise nicht zwischen Tür und Angel. Auch die Atmosphäre in ihrem Bürozimmer empfinden viele Mitarbeiter als angespannt. Allzu oft stellt sich das ungute Gefühl ein, ins Büro des Rektors zitiert worden zu sein.

12:21 Plätze mit einer lockeren Atmosphere sind für zielführende Gespräche daher ungleich besser geeignet. Es können gemütliche Longschecken im Büro sein aber auch das nette Café um die Ecke! Tipp Nummer drei Führen Sie Gespräche auf Augenhöhe und lassen Sie Raum für Rückfragen. Gerade wenn sie für ein Gespräch eine sehr detaillierte Vorlage erstellt haben, neigen Führungskräfte dazu von oben herab zu kommunizieren – ein Jahresgespräch ist allerdings ein Dialog und kein Vortrag!

12:58 Umso wichtiger ist es auf Augenhöhe zu kommunikieren und den Mitarbeitern die Gelegenheit zu geben mit Einwänden, Rückfragen und Kritikpunkten dazwischen zu grätschen.". Auf diese Weise geführte Gespräche sind erfahrungsgemäß deutlich produktiver. Und da war erteilte Ratschläge und definierte Ziele werden wesentlich bereitwilliger verfolgt.

13:23 Ihnen graut es jedes Jahr aufs Neue vor den anstehenden Gesprächen mit ihren Mitarbeitern, denn ihre gut gemeinten Ratsschläge scheinen einfach zu verpuffen. Dann lade ich sie ein zu einem kostenlosen und unverbindlichen Mehrwertgespräch. Alles, was Sie dafür tun müssen ist mir eine Mail zu schreiben unter infoetgalileo-institut.de und mir ein paar Fragen zu beantworten.

13:47 Gemeinsam arbeiten wir daran ihre Gesprächsführung zu verbessern! Ein Buch über den Alltag im C-Level, ein realer Einblick in die Welt des C Levels. Dieses Buch ist die Quintessence aus meinen über twenty fünf Jahren oder fast drei dekaden Erfahrungen im Executive Coaching und meine eigenen Erlebnisse im Topmanagement.

14:20 Sie erhalten einen praktischen und umfassenden Einblick hinter die Kulissen der Chefetagen dieser Welt. Es ist voll von Beispielen aus der Praxis für die Praxis. Es zeigt auf, wie erfolgreich man werden kann wenn man es organisiert, strukturiert und bewusst angeht – aber auch, wie man in Stolpern kommt und warum Dinge wie politische Spielchen mit zur Rolle gehören.

14:43 Und das gilt für jeden! Egal ob man zum ersten Mal ins Ziellevel einsteigt oder innerhalb des Topmanagements um- oder noch weiter aufsteigt…. Jeder Mensch hat es zu einem nicht unerheblichen Teil selbst in der Hand, wie erfolgreich oder leider auch wie unerfolgreich er das tun wird. Alle weiteren führenden Infos und Angebote finden sie gesammelt in den Shownauts der heutigen Folge dreihundertdreiundfünfzig.

15:13 Ihnen hat diese Folge gefallen? Kennen Sie ein oder zwei Leute bei denen auch wieder das Jahresgespräch ansteht und die ist diesmal anders oder auch gut! führen wollen, dann teilen Sie gerne diese Episode und leiten sie sie weiter. Abonnieren Sie unbedingt diesen Podcast damit Sie die nächste Folge nicht verpassen!

15:32 Und wenn Sie Lust haben bestellen Sie gleich Ihr Buchexemplar vom C-Level im Topmanagement erfolgreich werden sein und bleiben, damit Sie im C Level erleben wovon Sie schon immer geträumt haben. Und jetzt wünsche ich Ihnen viel Freude beim Leben an der Spitze. Ihre Gudrun Happig – bis zur nächsten Folge.