Warum Eure Statusberichte keine Entscheidungen auslösen (#368)

0:11 Herzlich willkommen zum Podcast aus dem Maschinenraum für Strategie, Marketing und Vertrieb. Mit mir Michael Stiller, dem Gründer und Chefzüger von Effektweite Unternehmensbraten für Strategien, Marketing-Vertrieb. Ich steige heute mal in der klassischen Szene Ihr seid im Statusmeeting Und dann fällt der Satz Zum Schluss Alles auf grün.

0:30 Das ist eigentlich ein super schöner Satz oder? Der beruhigt so schön Der wiegt so wahnsinnig kontrolliert. Na ihr habt ja die ganzen Teilprojekte gesehen Überall grüne Ampeln. Und dann ist es so, dass manchmal einfach trotzdem folgendes passiert. Nämlich nischt oder mindestens genauso schlimm das Projekt läuft halt eigentlich wirklich weiter aber die Risiken laufen auch mit.

0:56 Es entscheidet nur keiner irgendwas. Deswegen mein Punkt heute Grün is nicht automatisch gut Grün heißt doch erst mal nur da hat jemanden grünen klex auf eine fuldige malt Und der Statusbruch kann komplett sauber aussehen, alle Felder ausgefüllt und trotzdem wird keine einzige Führungsentscheidung ausgelöst.

1:19 Und dann ist es nämlich kein Steuerungsinstrument mehr wie man immer denkt sondern das einfach nur noch eine Ablage mit Ampel. Wenn ihr denkt, kommt mir jetzt vielleicht irgendwie bekannt vor Dann bleibt dran denn wir steigen jetzt ein Typisch Rundes, ja. Lenkungskreis ist Bereits-Meeting. Strategie Review Projekt Status Meeting Folien.

1:44 es gibt viele Folien meistens zu viele Folieren. Es gibt Ampel für jeden Teilbereich. dann gibt's auch Maßnahmenliste und da wird irgendwas kommentiert und er wird diskutiert. Und dann gibts noch mal so die Zusammenfassung wo man einmal sieht ah guck mal hier Teilprojekt eins grün Teilproject zwei Grün Teil Projekte drei hat gesagt, wir haben so einen leichten Gelbstich.

2:07 Aber offiziell ist die grüne Farbe drauf und alle nicken nächste Folie fällig. Das Problem ist nämlich gar nicht dass es nicht berichtet wird. Das sagen ja auch immer! Wir brauchen Transparenz und die habt ihr dann ja auch. Das problem ist aber das diese Transparents nichts aussagt, nichts auslöst. Ihr habt einfach viele Zeilen, ihr habt viele Farben, ihr habet viele Details, aber es gibt keine einzige Entscheidung.

2:32 Und dann kann's ja keine Steuerung mehr sein Und es geht gar nicht darum zu sagen, alles okay. Das ist doch nicht der Detail, der wirklich steuert sondern eigentlich müsst ihr doch da einkommen. hier müsste entschieden werden und der Denkfehler ist dabei grün bedeutet kein Risiko. Grün sagt uns irgendwie Es ist wirklich alles ok wir müssen nichts tun.

2:59 Nee das bedeutet grün aber nicht. Grün bedeutet meistens aus meiner Sicht so und so wie ich das Projekten erlebe, dass das Risiko einfach noch nicht so formuliert ist als irgendjemand entscheiden muss. Ich nenne es gerne der sogenannte Scheingrün. Und es entsteht immer dann wenn Aktivität einfach viel Fortschritt aussieht.

3:20 Da geht's nur um Input da geht gar nicht darum kommt was bei rum? kriegen wir wirklich das denn was wir erreichen wollen? Das merkt man dann ganz häufig auch an so Indikatoren wie offene Entscheidungen. Die stehen dann in Klärung oder da sind zwar hiesig und bekannt, aber es werden gar keine Konsequenzen aufgezeigt.

3:40 Und auch Abhängigkeiten werden dann wunderbar sichtbar gemacht am besten noch wenn man mit MS Project arbeitet. Da denkt man manchmal hier die Kunden Rückgewinnungskampagne oder das Steiger des MPS. Das ist ein Projekt wie der Bau eines Atomkraftwerks. mit irgendwelchen Genchards oder Net-Strukturplänen kenne ich alles noch früher aus OA.

4:07 Dann sind alle Abhängigkeiten sichtbar, aber es wird überhaupt nicht priorisiert! Und was man ganz oft merkt... Niemand will rot melden weil Rot sofort nach Versagen riecht und so wird damit auch umgehören. Ich habe da wirklich mal einen Topmanager gehabt der mich angeschrieben hat weil ich nur Ampel auf Rot gesetzt hab.

4:30 wie ist das was ich mir einbilden würde? Zeitpunkt ist verstrichen, Delivery ist nicht da. Aus dem ist es auch out of budget Trotzdem weiter angeschrien. dieser Ampel ist nicht rot Das ist doch alles menschlich. das ist auch Nicht böse gemeint oder dass es auch nicht dumm von diesen Menschen. aber es ist halt gefährlich.

4:51 und Nicht jeder grüne Status ist auch falsch Aber jeder Grüne Status ohne Risikologik dahinter der sollte zumindest mal verdächtig sein. deswegen vielleicht Wenn wir mal so einen neuen Denkraum aufmachen würden, dann würde ich sagen der beste Statusbericht ist nicht der, der am wenigsten stört. Sondern der beste Statusbricht ist doch eigentlich der, Der die richtige Entscheidung wahrscheinlich macht.

5:15 und da fängt für mich auch der Unterschied zwischen Reporting und Steuerung an. Nicht aus sondern an. Das Reporting sagt So sieht es aus Und die Steuerung sagt Deshalb müssen wir entscheiden Ihr braucht einen Kontext, ihr braucht einen Sinn und eine Ampel ist ja noch keine Deutung sondern die Ampel sind eigentlich nur ein Signal.

5:40 Die Deutungen kriegt ihr erst hin wenn ihr zusätzliche Informationen rein nehmt. Das ist nämlich einmal der Zustand welches Risiko in die Entscheidung. also Grün ist nur dann gut wenn klar ist welches risiko trotzdem beobachtet wird. so das bringt mich zu mehr Punkt, wenn wir jetzt auch mal wirklich runterbrechen wollen in einem Reporting oder im Statusbericht.

6:06 Punkt eins ist für mich Grün ist kein Zustand, das ist erstmal nur eine Behauptung. Ampeln sind verdichtete Kurzurteile. Ist super weil wir Menschen so gern in Horistiken denken und weil wir uns das Denken leicht machen wollen, weil es schnell ist. Es ist aber auch gefährlich, weil in den wenigsten Projekten die wir haben ist keine Komplexität drin und heuristischen, verstecken Komplexitäten und Ampeln damit auch.

6:31 Weil eine grüne Ampel sagt nicht es gibt kein Risiko, sie sagt nur, irgendjemand bewertet den Zustand gerade als beherrschtbar. Baby! Also im besten Fall... Ist das in Ordnung? In den meisten Fällen die ich aber kenne, ist es vor allem Hoffnung oder politische Vorsicht oder eine zu weiche Definition.

6:52 Der Terminplan hält zum Beispiel formal oder das Budget Obacht noch nicht gerissen. Oder wir sind dran, sieht alles kontrolliert aus. Kann aber sein dass der Fachbereich zu spät liefert und dadurch Folgeverzögerung habe oder es gibt noch gar kein Kunden Feedback. also wir arbeiten etwas. Wir wissen auch noch nicht ob's wirklich funktioniert oder ich arbeite irgendwo hin.

7:18 Ich weiß aber noch gar nicht ob das Format von der nächsten Stelle von der Abhängigkeit verarbeitet werden kann oder ich weiß, ich warte auf ein Ergebnis von jemand anderem. Ich habe das aber bisher noch nie gesehen und weiß gar nicht ob ich was damit anfangen kann. Also entscheidungsfähig ist für mich da wirklich anders.

7:38 Und der Status bleibt bei den meisten Projekten die ich so miterlebe? Grün, weil einfach noch nichts Schlimmes passiert! Es ist noch keine Deadline gerissen. Das mag... also es hoch wahrscheinlich, aber es ist ja noch nichts passiert. Deswegen, wenn ein Risiko ist dann auftaucht und es eingetreten ist.

7:58 Dann habt ihr kein vernünftiges Projekt Reporting oder Steuerungsreporting. Dann ist das einfach nur Dokum. Also vielleicht nicht mehr nur Fragen. Ist das nicht grün? Sondern was müsste passieren damit es nicht mehr grün ist? Damit könnt Ihr Eure Projektverantwortlichen Triggern und bisschen auch ärgern.

8:24 Versuchts mal! Das Raster müsste eigentlich immer sein, was ist der Zustand? Was ist das Risiko, welcher Entscheidung muss getroffen werden. Zustand-Risikoentscheidung! Es ist kein großes Framework, es gibt jetzt auch keine neuen Reporting-Systeme und ein bisschen andere Logik. Das mache ich damit...was ist beobachtbar?!

8:47 Und Zustand sollte nicht passen. und Zustand ist nicht wie wir sind dran sondern es ist wirklich konkreter Stand. Was sind die Abweichungen, was sind die offenen Punkte? Risiko ist für mich, was könnte dadurch kippen? Zeit, Budget, Qualität, Akzeptanz, Wirkung. Weil all das sind für mich auch Dinge die vertrauensfördernd sind in eurer Führungslogik.

9:13 Wenn das eure Teilprojektleiter nicht auf dem Schirm haben dann habt ihr ein Problem. und letztendlich Zustandrisikoentscheidung. Was braucht es von Führung? Entscheidungen müssen Prioritäten gesetzt werden müssen Ressourcen freigegeben werden, muss der Scope noch mal klar definiert werden. Muss gestoppt werden.

9:32 auch das ist total wichtig. Muss weiter getestet werden oder müssen wir auch eskalieren? Auch gerade letztes Eskalieren wird immer als negatives Element gesehen. Das ist es doch aber nicht. Eskalierend wird doch nur dann negativ Wenn es auf Streit hinausläuft wenn der Emotionen mit rein sind und manchmal gibt's auch Eskaliere negativ wenn der Chef sagt ich habe aber gar keinen Bock mich um bestimmte Dinge zu kümmern.

9:58 Dann ist Eskalieren auch negativ, aber dann habt ihr eher ein Problem mit eurem Chef. mal ganz ehrlich. Also eskalierend ist doch erstmal was Positives. Ihr habt etwas ausgearbeitet? Ihr habt zwei verschiedene Ansätze? Ihr könnt eine Entscheidungsvorlage geben. Ihr könnt ihn nur nicht entscheiden weil ihr auf der gleichen Ebene seid.

10:17 also eskaliert er eine Ebene über euch die entscheidend kann. total neutral! Ist nicht pös gemeint das alles gut. Das heißt, ihr müsst wusst eine Entscheidung treffen. Dabei ist natürlich wichtig keine Entscheidung nötig ist auch erlaubt aber es muss begründet sein damit das nicht nur so ein Ausweichen bedeutet.

10:43 und wenn ich meine Entscheidung also stelle ich einfach so vor ne? Ihr müsst doch eigentlich... Wenn ihr euer Template habt dann müsst ihr unten einen kleinen Bereich haben mit notwendige Entscheidungen. Und wenn ihr da nichts eintragen könnt, dann ist aus meiner Sicht kein Steuerungsbericht. Deswegen Zustand grün, Risiko hoch, Entscheidung offen... Das finde ich ein Scheingrün.

11:16 Das gibt es nicht! Viele Reports haben ja aber so eine Risikospalte und das klingt auch erst mal gut. Da steht dann sowas drin wie es muss in Lager angespannt, Klärung läuft, Abhängigkeit zu Bereich X Y, Entscheidungsvorlagen in Vorbereitung. Alles wunderbar! Aber das ist doch nicht entscheidbar. Da könnt ihr ja nichts mit anfangen.

11:40 Auch dass es doch wieder nur eine Beruhigung. Was ihr doch reinschreiben müsst eigentlich zu jedem Risiko und da hilft manchmal auch die Spalte nicht mehr. Und dann sind's halt ein paar Mehrzeichen. Sorry. Dann musst du rein welche Folge hat das Risiko? Welche Optionen liegen auf dem Tisch bis wann? vor allem muss auch entschieden werden wer entscheidet das eigentlich und was passiert wenn niemand entscheidet Ist ein bisschen auch wieder Prospekt Theory, bin ja ein großer Fan von.

12:09 Verluste wirken stärker als gleich große Gewinne. In Führungsrunden reicht deswegen oft nicht nur eine Chance zu zeigen. Wichtiger ist was verlieren wir wenn wir nicht handeln damit ihr auch eine Entscheidung herbeiführen könnt? also ein Risiko wird nicht dadurch wichtig dass es dramatisch klingt. Es wird wichtig wenn klar ist was auf dem Spiel steht.

12:28 What's on Stake? das ist ja auch das was wir im Storytelling immer wieder beschreiben. Also ihr müsst wirklich sagen, was passiert hier eigentlich wenn ich entschieden wird? Wenn wir so weitermachen. Also ein Risiko ohne Entscheidungsdatum ist eigentlich nur eine Art Tagebucheintrag. Ich will jetzt gar nicht allergross alarmistisch werden.

12:49 Das heißt auch nicht dass jede Kleinigkeit irgendwie rot sein muss. Trotzdem ihr müsst einen Staatsbericht so schreiben das er führt und steuert wirklich Das sollte euch jetzt nicht immer anschreiben und nur nach Risiken, Risiken und Risiken denken. Das ist nicht das Ding! Aber so ein Lenkungskreis? Ja, das wäre für mich so der nächste Punkt.

13:12 Ist halt kein Statuspublikum. Und manchmal habe ich das irgendwie so was vor, dass es so ein großes Theater spielt. Da sitzt dann der Lenkungskreis, Vorstand wär auch immer... Dann kommen Menschen mit Folien rein, andere Menschen schauen zu, irgendjemand erklärt alle nicken Cut. Nächste Szene. Aber so soll's doch nicht sein.

13:34 Führung ist ja kein Publikum, ich beobachte ja nicht nur etwas. Es geht nicht um Konsum, es geht um Steuerung. Deswegen vielleicht auch gar nicht so mit diesem Gesamtstatus starten und nicht so hey das ist alles grün sondern heute müssen wir über folgende offene Entscheidungen reden. Damit reingehen!

13:59 Also wirklich erst die Punkte bei denen die Führungen gebraucht wird dann der Rest. Das gibt den sogenannten Hawthorne-Effekt, Sichtbarkeit verändert Verhalten. Wenn am Ende Klaus gesprochen wird wer bis wann was zu tun hat entsteht eher Verbindlichkeit als bei Wagen bilateralen Nachläufen die man so macht.

14:20 So ja das roter müssen wir noch mal reden oder es ist da bernnt sich eine gelbe Ampel an. lass uns im Nachkannuntersprechen. Ist nicht gut klar und deutlich. Was entscheiden wir heute? Was entscheiden wir auch bewusst nicht, ist auch wichtig. Und welches Risiko akzeptieren wir mit unserem... ...bewussten Nicht-Entscheinen?

14:39 Das jetzt nicht irgendwie Kontroll waren sondern wirklich aus meiner Sicht ist das Führung. Vielleicht für den nächsten... ...Statusbericht. Nimm dir eine grüne Ampel! Nur eine! Also macht jetzt nicht bauen lassen die nicht alle das Reporting umbauen, sondern nimm nur eine grünen Ampel und daneben drei kurze Felder.

15:02 schreibst du einfach rein Was ist der Zustand? Was ist das Risiko, was die Entscheidung. Und wenn bei Entscheidungen nicht steht dann gibt es wirklich nichts zu entscheiden und das eine Möglichkeit. Dann ist gut aber das muss begründet sein oder es steht da eine vernünftige Entscheidung. Dann hast du vier Prüfragen, die du stellen könntest.

15:21 Erstprüffrage wäre gibt es Risiken, die alle kennen, aber niemand entscheidet. Zweite Prüffrage wär gibt es? Klärung läuft seit mehreren Terminen. auch dann stimmt etwas nicht. Dritte Prüffrage gibt es Abhängigkeiten, die immer wieder erwähnt werden aber nie priorisiert werden. Und vierte Prüfrage gibt es einen Grünen das nur deshalb grün ist weil noch nichts explodiert ist.

15:42 Das wäre für mich so ein typisches Führungs-Meeting-Element was du mal einbauen kannst um das auszuprobieren So wenn wir mal zusammenfassen Mal auf den Fazit kommen! Das erste ist für mich ein Statusbericht keine Show. Und ein grüner Status ist überhaupt kein Beweis für Steuerung, Führung und Kontrolle.

16:13 Was wir häufig haben ist sowas wie ein Scheingrün. Ein Scheingrün entsteht wenn Risiken zwar bekannt sind aber nicht entscheidbar gemacht werden. Und einen guter Statusbericht soll halt eben nicht nur beruhigen sondern er soll halt Entscheidungen klarer machen. Das Raster was ich da sehe ganz klares Bewertungsraster, Zustandrisikoentscheidung.

16:36 Und dann wird aus einem Statusbericht so etwas wie ein Steuerhausbericht. Das ist für mich das Takeaway aus vielen Projektsstatusmeetings und ich wollte es gerne mit euch teilen. Wenn ihr darüber sprechen wollt, dann super gerne bucht euch einen Termin. Wir bauen auch gerade übrigens für diese kleinen Snippets.

16:59 Also diese Nummer mit, nehmt ihr mal einfach eine grüne Ampel raus und dann geh'n mal über Zustand, Risikoentscheidung rein. Das sind so für mich so Alltagstinge die man ganz schnell umsetzen kann. Und da bauen wir grade ein Executive Briefing. Das wollen wir dann so regelmäßig rausgeben. für die, die es interessiert.

17:18 Wenn ihr Lust auf sowas habt und denkt ja das ist vielleicht immer ein schöner kleiner Impuls mit dabei Dann is in den Show Notes Link. dazu könnt ihr euch eintragen. Ihr kennt es Datenschutz DSGVO Ne? Wir brauchen einen Opt-in von Euch. Geht einfach auf den linken dann könnt ihr uns das geben. Dann kriegt ihr halt regelmäßig das Executive Briefing gefangen da schon sehr bald mit an.

17:43 Ansonsten, wenn ihr denkt, boah, spannendes Thema nehmt es doch mit dem neue Team. Sag da einfach mal hier. hört euch mal den Podcast an vor dem nächsten Staatesbericht Mal gucken wie's so wird Und abonniert den Podcast würde mich total freuen. empfehlt uns weiter. Würde dir machen, wenn du jetzt mit ins Team Meeting nehmst.

18:02 und vor allem freu ich mich immer Wenn ihr nächste Woche wieder dabei seid. bis dahin sage ich Tschüss.