#29 – 650 Mitarbeitende, ein Ziel: Wie Schäfer Shop KI gegen die Big Player einsetzt

Wie schafft ein Büro- und Lagerausrüster mit 650 Mitarbeitenden in neun Ländern den Spagat zwischen Digitalisierungsanspruch und operativer Realität? Michael Gilgen, Geschäftsführer von Schäfer Shop Schweiz und zusätzlich verantwortlich für die Benelux-Länder, nimmt uns mit hinter die Kulissen: von dem eigenen Data Team über KI-gestützte Aussendienstler bis zu Bots, die Ausschreibungen prüfen. Ein Gespräch darüber, was heute schon funktioniert, wo konkrete Zahlen noch fehlen und warum auch ein KMU mit unperfekten Daten einfach anfangen sollte.

Gast: linkedin.com/in/michael-gilgen
Host: linkedin.com/in/andy-huber-ai-consulting
Key Takeaways
• Data zuerst: Schäfer Shop baut seit rund 2,5 Jahren eine eigene «Data Foundation» auf, die Basis, um KI überhaupt sinnvoll einzusetzen.
• KI entlastet den Aussendienst spürbar: automatische Terminerfassung per Spracheingabe, strukturierte Kundendaten vor jedem Besuch und Look-Alike-Kunden als neue Leads.
• Bots übernehmen die Fleissarbeit bei Ausschreibungen – sie prüfen Compliance und passende Produkte, wo früher enormer manueller Aufwand nötig war.
• Selbstkritischer Blick: KI wird bisher eher für Kostensparungen genutzt als für neues Umsatzwachstum – eine Erkenntnis, die vielen Unternehmen bekannt vorkommen dürfte.
• «Quick and dirty» schlägt «perfekt»: Michael investiert lieber in eine schnelle Lösung als in eine, die lange auf sich warten lässt – Time-to-Market zählt.
• Der Blick nach vorn: individuelle Preise und agentische Verhandlungen zwischen Einkaufs- und Verkaufsagenten – die persönliche Beratung vor Ort bleibt trotzdem.
Kapitel
• 00:00 – Begrüssung & wie Michael KI privat nutzt
• 01:52 – Lieblingstools im Vergleich: Copilot, ChatGPT & Claude
• 03:28 – Schäfer Shop: vom Katalog zu PBS, Planung & Aussendienst
• 05:51 – Die Chance für den Mittelstand gegen die grossen Player
• 07:57 – Der Ursprung: die Data Foundation vor 2,5 Jahren
• 11:26 – KI im Aussendienst: Kundendaten, Termine, Diktat
• 14:49 – Akzeptanz im Team & Look-Alike-Kunden für Leads
• 18:43 – Noch keine harten KPIs – aber eine klare Tendenz
• 21:21 – Zwei Wege zu Use Cases: Effizienz & neue Value Proposition
• 23:16 – Konkreter Kundennutzen: schnellere Offerten & 360-Grad-Blick
• 26:54 – Governance: PMO, Ticketsystem & Priorisierung
• 28:14 – Selbstkritisch: mehr Kostensparen als Umsatzwachstum
• 32:41 – Make-or-Buy & «Quick and dirty» statt perfekt
• 33:56 – Change Management: Trainings & Widerstand im Team
• 37:49 – Ausblick: Webshop, persönliche Beratung & Agentic Commerce
• 41:53 – Rat an Mittelständler ohne saubere Datenbasis